Zurück in die Zukunft: 5 Erkenntnisse für unsere Arbeitswelt und das Büro von morgen

Von Helene Valadon und Jens Schneider

Erinnern Sie sich an die Tage vor dem ersten Lockdown? Vielleicht waren Sie am Montagmorgen etwas spät bei der Arbeit, weil Sie im Stau standen. Vielleicht haben Sie auch Ihren Homeoffice-Tag genossen, den die Geschäftsführung vor einiger Zeit flächendeckend eingeführt hat. Jedes Unternehmen hatte seine Regeln. Und heute? Sehnen noch immer einige Unternehmenslenker und Führungskräfte diesen alten Zustand herbei. 1,5 Jahre später wissen wir: Die (Arbeits-)Welt ist eine andere. Jedes Unternehmen muss neue, gravierend andere Lösungen finden. Denn wieder in das „Old Normal“ zurückzufallen, ist keine Option.

In diesem Blogbeitrag zeigen wir Ihnen, welche Ansätze sich in der Pandemie bewährt haben und welche Trends wir für das Büro der Zukunft sehen.

1. Agile Unternehmen sind resilienter

Viele Unternehmen bewiesen in der Krise, wie anpassungsfähig sie sind. Eine zentrale Beobachtung, die wir nicht nur bei unseren Kunden, sondern auch in unseren eigenen Unternehmen gemacht haben: Organisationen, die vor der Pandemie nach agilen Prinzipien aufgestellt waren, konnten sich schneller auf die veränderten Rahmenbedingungen einstellen. Warum? Unserer Erfahrung nach setzten diese Unternehmen vom Start weg einen klaren Fokus: Wann reden wir über was im Team und an was arbeiten wir?

Wir bei borisgloger haben zum Beispiel einen Grundsatz, den wir auch in der Krise beibehielten: Ask the team! Warum sollte jemand anderes als das jeweilige Team entscheiden, wer beispielsweise zu wie viel Prozent in Kurzarbeit geht? Für uns war klar: Die Entscheidung obliegt den Teams selbst, denn sie kennen ihre jeweilige Auslastung beim Kunden am besten.

Ein weiterer Erfolgsfaktor für Krisenresilienz sind unserer Erfahrung nach digitale Tools wie MS Teams, Miro oder Mural. Sie fördern die Kollaboration und den Informationstransfer und unterstützen die zeitliche Flexibilität sowie das eigenverantwortliche Arbeiten.

2. Hybrides Arbeiten als neuer Standard

Ganz ehrlich: Wir sind überzeugt, dass das Arbeiten vor Corona wirklich Vergangenheit ist. Da sind zum Beispiel die Unternehmen, die eine 180-Grad-Wende hinter sich haben: Vor der Pandemie noch stark auf Personalwachstum fokussiert und damit einhergehend auf größere Büros, mussten sie den Kurs komplett neu ausrichten. Ein Grund: Die Menschen haben die Vorteile von Homeoffice kennen- und schätzen gelernt und sind nicht mehr bereit, tagein, tagaus im Büro zu verbringen. Die größte Herausforderung für Unternehmen ist also aktuell: Wie gestalten wir die Arbeit in einem Hybridmodell, das z. B. drei Tage im Büro und zwei Tage Homeoffice vereint? Dabei müssen Arbeitsverträge mitgedacht und rechtliche Aspekte beachtet werden.

Unternehmen sollten darüber hinaus offen dafür sein, ihren Arbeitnehmer:innen noch mehr Freiheiten zuzusprechen, wenn sie auch künftig im War for Talents mitspielen möchten. Kroatien baute jüngst etwa ein eigenes Dorf für digitale Nomaden und Remote Worker aus der ganzen Welt, und weitere Länder locken die YOLO-Generation mit Sonne, Strand und Meer. Die Verbindung von Analog und Remote ist also die zentrale Herausforderung. Beide Welten hinterlegen klare Vorteile und bedienen Bedürfnisse der Mitarbeitenden, die das Wohlbefinden, Gesundheit und somit die Produktivität erhöhen.

Dabei sollten Unternehmen nicht scheuen, auch die Nachteile abzuwägen und diese gemeinsam mit den Mitarbeitenden zu besprechen bzw. Strukturen zu schaffen, um Nachteile zu minimieren. Kurz: Jede:r sollte die Flexibilität erhalten, sich an allen Optionen bedienen zu können, um für sich eine ideale Auswahl an Arbeitsort, Technologie und Kollaborationsmöglichkeiten zu treffen.

3. Räumliche Struktur: 4-Zonen-Konzept für die neue Arbeitswelt

Eine moderne Arbeitsumgebung trägt erheblich dazu bei, das agile Mindset zu fördern. Dafür kommen am Arbeitsplatz unterschiedliche Zonen zum Einsatz, die in einigen Unternehmen schon Jahre vor der Pandemie Standard waren, in anderen aber noch nicht einmal spruchreif sind. Hier gilt es, nachzuschärfen und die Arbeitsumgebung auf die Bedürfnisse der Mitarbeitenden anzupassen. Vorneweg steht immer eine valide Analyse, gepaart mit maximaler Offenheit und Transparenz der Unternehmen.

Zudem sollte eine Bereitschaft und Neugierde vorhanden sein, sich einem offenen Schlagabtausch zu stellen, um bestehende Ziele zu hinterfragen und ggf. neu auszurichten. Danach werden erste organisatorische Konzepte entwickelt, woraus sich ein funktionales Raumkonzept ableitet (damit ist nicht nur das Bürogebäude gemeint, sondern der komplette „Unternehmenskosmos“). Auch wenn das Konzept für jedes Unternehmen individuell ist, gibt es unterschiedliche Zonen, die jeder zentrale Standort eines Unternehmens enthalten sollte. So wird das Büro aus unserer Sicht als Mittel für Identifikation, Wertedarstellung und als Hub für effiziente Kollaboration künftig an Bedeutung zunehmen.

Die vier Zonen einer idealen Arbeitsumgebung

1. Konzentrationszone: Ein:e Mitarbeiter:in möchte konzentriert an einem Text oder einer Aufgabe arbeiten bzw. ein Telefonat ohne Störgeräusche führen.

2. Kollaborationszone: Ansprechend gestaltete Meetingräume und abgetrennte Sitz- bzw. Stehecken fördern das gemeinsame „An-etwas-Arbeiten“.

3. Kommunikationszone: Gutes Arbeiten braucht Pausen und Austausch mit Gleichgesinnten.

4. Kreativzone: Wir kennen es: Im Gespräch mit anderen kommen uns schnell die besten Ideen, an denen wir arbeiten möchten. Dafür brauchen wir Kreativräume und die entsprechenden Arbeitsmaterialien – z. B. für ein schnelles Brainstorming.

4. Führungskräfte werden zu Mentor:innen

Einerseits ist die Struktur wichtig, andererseits die Kultur. Hierbei sind die Führungskräfte gefragt, für ihre Mitarbeitenden Lösungen zu finden und neue Rahmenbedingungen zu schaffen – das betrifft insbesondere das mittlere Management. Die Führungskräfte müssen das Rollenverständnis neu organisieren und werden zu Berater:innen und Mentor:innen für ihre Teams. Der Fokus liegt auf Ergebnissen und Lösungen – den Weg dorthin sollten die Mitarbeitenden in größtmöglicher Freiheit und Eigenverantwortung wählen.

Führungskräfte geben den Rahmen vor, stellen entsprechende Tools und Software bereit und sind da, wenn sie gebraucht werden. Um Grundregeln und Leitmotive zu entwickeln, werden Mitarbeitende stets miteinbezogen. Bereiche wie HR und IT nehmen zentrale Rollen ein und auch Stakeholder wie Betriebsräte sind beratend einzubeziehen.

5. Vernetzung ist das A&O

Die genannten Bausteine und Erfahrungswerte sind aus unserer Sicht entscheidend für die künftige Zusammenarbeit. Dabei gilt aber: Es gibt nicht EINE Lösung, die für alle passt. Unternehmen brauchen deshalb das Sparring mit anderen, um neue Wege zu denken und Innovationen herbeizuführen. Bei kulturellen und zukunftsorientierten Themen müssen Unternehmen unserer Ansicht nach einen neuen „Nullpunkt“ (New Normal) definieren, von dem aus dann in strategischen Schritten agiert wird. Dies betrifft Themen der Führung, Kollaboration und Kommunikation, alles eingebettet in einen immer komplexer werdenden technologischen Kontext, wie auch Mobilität, Gesundheit, Büro und Arbeitsorte.

Sie haben Fragen rund um Bürokonzepte, Führungskultur und Transformation? Wir sind gerne für Sie da! Als ausgezeichnete Top Consultants 2021 beraten wir Sie mit unserer langjährigen Erfahrung gerne bei der Neuausrichtung Ihres Unternehmens. Übrigens: Wir sind mit borisgloger consulting und w+p workspace consulting Teil des „Living Lab“ im 20. Obergeschoss des Westhafen Tower in Frankfurt am Main. Was das heißt? Wir leben Kollaboration! Der interdisziplinäre Austausch in verschiedenen Teams und mit unterschiedlichen Firmen sorgt für Innovation und unterstützt den Perspektivwechsel. Lassen Sie sich inspirieren und treffen Sie uns dort.

Jens Schneider ist Managing Director bei W+P workspace consulting GmbH. Er berät Kunden aller Branchen in der Konzeption von zukunftsweisenden Arbeitswelten sowie im Bereich Change- und Projektmanagement.

Bilder: © W+P