Transformationsberatung im Remote-Modus #3: Artefakte einführen

Die Beratung und Begleitung von Change auf Distanz sind in wesentlichen Punkten anders. Im ersten Teil #1 Neue Rollen und Verantwortlichkeiten haben wir darüber berichtet, was man bei der Remote-Einführung und dem -Befähigen für neue Rollen beachten sollte. Im zweiten Teil ging es um Meetingstrukturen und heute geht es um die Frage:

Wie führt man in der agilen Transformation die notwendigen Artefakte (Handwerkszeug) für die neuen Arbeitsmodelle ein?

Artefakte ist der Überbegriff für Arbeitsinstrumente im agilen Umfeld. In der Regel sind das die physischen Boards mit Post-its, die dazu dienen, Aufgaben transparent zu machen und zu priorisieren oder Fortschritt und Abhängigkeiten aufzuzeigen. Anstatt physischer Boards verwenden wir in der virtuellen Teamarbeit digitale Lösung. Dafür brauchen wir die passende Infrastruktur.

Die digitalen Artefakte

Gerade in gemeinsamen Online-Meetings helfen Visualisierungen und digitale Arbeitsmittel, auf die jedes Teammitglied zu jeder Zeit Zugriff hat, den Fokus immer klar vor Augen zu haben. So können die Teammitglieder und auch die Stakeholder jederzeit auf dem Laufenden gehalten werden. Und dies, ohne Aufbereitung von „Statusberichten“ oder ähnlichen Reports.

Digitale Lösungen von Anbietern wie Miro, Meistertask, Trello, Jira helfen uns dabei, Aufgaben in verteilten Teams transparent zu machen und das entsprechende Meeting zu unterstützen. Falls solche Tools im Unternehmen (noch) nicht erlaubt sind, ist Powerpoint ein guter Ersatz, um Aufgaben für das Team während eines Remote-Treffens sichtbar zu machen, gemeinsam Ergebnisse zu erarbeiten und eine Kommunikationsgrundlage zu haben. Auch das Excel auf dem gemeinsamen digitalen Speicherplatz bietet die Möglichkeit, Aufgaben simultan transparent zu machen und gemeinsam zu priorisieren.

Unsere Tipps

Der Aufbau dieser Remote-Zusammenarbeitstools erfordert einmalig zu Beginn häufigere Gespräche. Denn es ist wichtig, dass sich das gesamte Team darauf einigt, wie mit dem Tool zusammengearbeitet wird und was transparent gemacht werden soll. Diese Teamvereinbarung zu Beginn stellt sicher, dass der gemeinsame Arbeitsmodus von jedem mitgetragen wird. Dafür hat jede und jeder im Team anschließend dasselbe Verständnis vom „Wie“ des Zusammenarbeitens und der Einbeziehung der externen Beraterinnen und Berater.

Planen Sie auch etwas Zeit und Raum für das Ausprobieren und Anpassen in der täglichen Praxis ein. Das zahlt sich aus: Als Ergebnis haben Sie Arbeitsmittel im Einsatz, mit deren Umgang sich jedes Teammitglied wohl und sicher fühlt. Bei neuen Tools bieten sich dazu gemeinsame Übungssessions für das gesamte Team oder auch 1:1 an. Jeder lernt den souveränen Umgang mit neuen digitalen Arbeitsmitteln in seiner eigenen Geschwindigkeit. Investieren Sie Zeit, um hier jeden mitzunehmen.

Dann ist der Grundstein für die Remote-Zusammenarbeit gelegt und jeder kann sich einbringen und dazu beitragen, das Team immer produktiver zu machen. Natürlich bleibt es auch remote dabei, dass der Inhalt und die Arbeitsergebnisse zählen und nicht das Tool!

So geht es weiter

In den nächsten Blogbeiträgen teilen wir unsere Erfahrungen zu dem so wichtigen Kulturaspekt und den erforderlichen internen und externen Beratungs-Skills. Was sind Ihre Erfahrungen in der Einführung oder Begleitung von Transformationen im Remote-Modus? Schreiben Sie uns gerne Ihre Gedanken und Kommentare.

1. Teil der Reihe: “Transformations-Beratung im Remote-Modus #1: neue Rollen & Verantwortlichkeiten vermitteln“

2. Teil: “Transformationsberatung im Remote-Modus #2: Meetingstrukturen einführen“

3. Teil: "Transformationsberatung im Remote-Modus #3: Artefakte einführen"

4. Teil: "Transformationsberatung im Remote-Modus #4: die Unternehmenskultur verstehen"

5. Teil: "Transformationsberatung im Remote-Modus #5: der perfekte Auftritt"