So gelingt die agile Transition #2: die Pilotgruppe

In meinem letzten Beitrag habe ich darüber geschrieben, was die Aufgabe des Transition-Teams ist und welche Voraussetzungen erfüllt sein müssen, damit dieses Team effektiv arbeiten kann. In diesem zweiten Beitrag der Blogreihe und möchte nun die nächste Gruppe aus unserem Transition-Team-Modell beschreiben: die Pilotgruppe.

Die Aufgaben einer Pilotgruppe

Eine Pilotgruppe ist eine Gruppe von Menschen, die für die Lösung einer bestimmten Problemstellung zusammenkommt und sich mit der erarbeiteten Lösung wieder auflöst. Das ist auch der Grund, weshalb wir diese Gruppe nicht Team nennen. Die Zeit der Zusammenarbeit ist auf einen kurzen Zeitraum beschränkt.Wenn ein Transition Team aufgesetzt und erste Probleme identifiziert wurden, dann kann das Transition Team meist nicht alle Probleme sofort lösen. Für manche Herausforderungen bedarf es verschiedener Kompetenzen aus dem gesamten Unternehmen, um eine Lösung zu erarbeiten. Das bedeutet, dass sich eine Pilotgruppe aus Freiwilligen zusammensetzt, die entweder von der Lösung betroffen sind, Lust haben, eine Lösung zu finden, oder selbst mit dem zu behandelnden Problem konfrontiert sind.Die Gruppe bekommt einen klaren Rahmen, in dem sie eine Lösung erarbeiten darf. Dieser Rahmen kann zum Beispiel durch folgende Faktoren abgesteckt sein: Zeit, Geld und Themen, die nicht mitbetrachtet werden. Es wird auch geklärt, welche Form das Ergebnis der Gruppe haben soll und was danach damit passiert. Letzteres trägt zur Motivation für die Gruppe bei. Denn wenn die Mitglieder wissen, dass die Lösung direkt im Unternehmen implementiert wird, dann verändert dies die Einstellung grundlegend. Der Rahmen hilft der Gruppe, sich nicht zu verrennen oder mit zu vielen Themen gleichzeitig zu beschäftigen.

Beispiele für die Arbeit der Pilotgruppe

Ein Thema könnte die Testautomatisierung sein: Das Unternehmen hat verstanden, dass es entsprechende Infrastruktur und Skills benötigt, wenn es schnell Software deployen möchte. Es könnte nun sein, dass die Pilotgruppe den Rahmen bekommt, dass sie sich nur um die Infrastruktur kümmern soll. In einer konkreten Problemstellung ausgedrückt: Wie wollen wir das machen, welche Systeme wollen wir nutzen und wie viel Zeit wollen wir uns dafür geben? Wie dann die Menschen geschult und welche Fortbildungen schließlich angeboten werden, ist nicht in die Betrachtung mit einberechnet.Ein anderes Beispiel kann sein, dass das Thema Zielvereinbarung und individuelle Ziele besprochen werden soll. Hier kann der Rahmen erst einmal auf die Rollen in einem Scrum Team beschränkt sein, sodass man nicht verleitet ist, gleich jede einzelne Funktion und Rolle im Unternehmen zu betrachten und damit schwer oder vielleicht sogar nie zu einem Ergebnis kommt.Die Resultate werden dann in der Organisation eingeführt und unterstützen die Transition in ihrer Wirksamkeit.

Wie Sie mit der Pilotgruppe starten

Wie motiviert man nun aber die Menschen dazu, in einer Pilotgruppe mitzuarbeiten? Meine Erfahrung zeigt, dass die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter bereit sind, hier etwas beizutragen, wenn der Rahmen gesteckt ist, die Menschen mitarbeiten dürfen und die Zielstellung ein Ergebnis ermöglicht, welches vielen im Unternehmen hilft. Hier kommt es auf die Kommunikation an die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter an.Ähnlich verhält es sich mit dem Freispielen der Kapazitäten. Wenn das Unternehmen die Dringlichkeit der Veränderung und den Gewinn durch die Beseitigung der Hindernisse verstanden hat, dann darf dies kein Problem mehr darstellen. Auch hier möchte ich auf die Art und Weise der Kommunikation hinweisen. Jeder im Unternehmen muss verstehen, wie im Rahmen des Transition-Team-Modells gearbeitet wird. Ebenso transparent muss sein, welche Lösungen erarbeitet wurden, was mit diesen passiert und welche Themen die nächsten sind.Nun haben Sie bereits das Grundwissen, um mit der ersten Pilotgruppe zu starten. In meinem nächsten Blog widme ich mich den Scrum Teams, dem letzten Teil unseres Transition-Team-Modells, und veranschauliche, welchen Zweck diese Teams erfüllen.