Die wertvolle Meetingzeit sinnvoll nutzen, effektiv kommunizieren (Teil 1)

Zu viele Meetings? Oder ineffektive Meetings? Oder beides? Vielfach wird das Thema Meeting Management in dieser Art und Weise sehr kritisch reflektiert und beklagt.Zu lange Sitzungen und vor allem zu viel Palaver, ohne dass dabei etwas rum kommt. Außerdem auch noch schlechtes Klima, Konflikte, mangelnde Umsetzung von Ergebnissen. Woran liegt es eigentlich und was könnte Abhilfe schaffen? Ganz sicher gibt es unterschiedlichste Ursachen für diese Problematik. Ich möchte mich hier auf ein Thema beschränken: die Form der kollektiven Kommunikation in der Meetingpraxis. Meetings und Workshops sind per se komplexe Kommunikationsprozesse und daher ist die Art und Weise, wie mit- oder gegeneinander kommuniziert wird, häufig der Stein des Anstoßes.Betrachtet man kollektive Kommunikation, kann man drei relevante Arten erkennen: Debatte, Diskussion, Dialog (den Monolog lasse ich hier bewusst außen vor). Welche dieser drei Arten in Meetings schwerpunktmäßig praktiziert wird, hat zwangsläufig (negative oder positive) Konsequenzen. Denn nicht alle sind wirklich funktional und für Meetings geeignet. Schauen wir uns die drei Formate genauer an.Debatte. Französisch: debattre - schlagen, niederschlagen, Schlagabtausch.Die Debatte ist in vielen Meetings gängige Praxis. Hier geht es in der Regel darum, die eigenen Interessen, Meinungen, Ziele ohne Wenn und Aber durchzusetzen und als "Sieger" vom Platz zu gehen. Oft wird auch zu unsachlichen und unfairen Mitteln gegriffen und mit Killerphrasen unter die Gürtellinie "geschlagen". Zum Sieger gehört zwangsläufig immer ein Verlierer und so wirken sich Debatten meist sehr negativ auf Klima und Kooperation aus. Commitments als Ergebnis von Meetings werden nicht eingehalten und die Umsetzung von Maßnahmen boykottiert. Und, nicht zu vergessen - Rache ist süß.Fazit: die Debatte ist als Form der Kommunikation in Meetings und überhaupt im Team weitgehend ungeeignet.

Diskussion. Lateinisch: Discussio, discutere - Untersuchung, erwägen, zerteilen.

Sie ist sicher die häufigste Art der Kommunikation in Meetings. Argumente werden ausgetauscht, hin und her erwogen und von den unterschiedlichsten Perspektiven betrachtet. Auch hier stehen die eigenen Aspekte stark im Vordergrund und deren Durchsetzung im Sinne der Überzeugung der anderen angestrebt. In guten Diskussionsrunden wird jedoch, auch wenn's mal hitziger wird, die Sachebene nicht verlassen. Das Problem mit der Diskussion ist jedoch zum einen die Gefahr, schnell in leidige Debatten abzugleiten. Zum anderen finden Diskussionen oft keine Ende, drehen sich im Kreis und Entscheidungsprozesse dauern endlos oder werden immer wieder vertagt. Außerdem setzen sich rhetorisch geschicktere oder dominante Teamkollegen stärker durch und es entsteht ein Ungleichgewicht im Team. Auf Dauer kann das zu Unlust, Frust und ähnlichen Symptomen wie bei der Debatte führen.Fazit: Die Diskussion ist im Sinne von Information, Austausch und Klärung durchaus für die Teamkommunikation geeignet, jedoch für flüssige und schnelle Entscheidungen problematisch. Diskussionen brauchen auf alle Fälle einen kompetenten und starken Moderator.

Dialog. Altgriechisch: dia - durch, hindurch; logos - Rede; dialogos - Wortfluss, durch das Wort gehen.

Der Dialog stellt das Thema, die Sache und die gemeinsamen Interessen in den Mittelpunkt. Im Dialog werden die jeweiligen Positionen im Sinne gegenseitiger Angebote und Vorschläge sachbezogen dargestellt. Die unterschiedlichen "inneren Landkarten" werden transparent gemacht, abgeglichen und nach Konsens oder guten Kompromissen gesucht. Während des Dialogs lernen Menschen, in ihrem Anliegen gemeinsam zu denken und entwickeln eine kollektive Sensibilität für die Gedanken, Gefühle, Intentionen und Handlungen aller im Team. Pragmatisch gesehen führt ein reifer Dialog zu schnellerer Entscheidungsfindung, hoher Akzeptanz von Ergebnissen und fördert zudem ein positives Klima und Teamgeist. In der praktischen Umsetzung braucht dialogische Kommunikation Disziplin, soziale und personale Kompetenz jedes einzelnen und in Meetings, zumindest in der Anfangsphase, eine gute Moderation. Einige Tipps, um die Teamkommunikation zu einem Dialog zu machen:

• den Dialog z.B. in einer Retro ausführlich zum Thema machen
• die beschriebenen Elemente und den Nutzen des Dialogs vorstellen
• konkrete Dialogregeln gemeinsam erarbeiten und vereinbaren
• für die ersten Einheiten, in denen dialogisch kommuniziert werden soll, einen "Dialogwächter" einsetzen, der konsequent auf den Umgang mit den Regeln achtet. ( nicht der Moderator)
• den Wächter rotierend wechseln
• hin und wieder eine kollektive Feedbackrunde im Team über die Dialogpraxis durchführen
• läuft der Dialog gut, kann auf den Wächter verzichtet werden und jedes Teammitglied übernimmt situativ Verantwortung für das Gelingen der Kommunikation.

 Hat ein Team eine reife Praxis im Dialog entwickelt, können Diskussionen gezielt hin zum Dialog gesteuert werden und das Thema Debatten hat sich weitgehend erledigt. Sie werden überflüssig und in der Regel als massive destruktive Störung empfunden. Über die spezifischen Kernkompetenzen die die Teammitglieder für den Dialog mitbringen sollten, handelt Teil zwei demnächst im borisgloger Blog. TIPP: Scrum Meetings moderieren und zum Erfolg führen - Training "MeetingFacilitation" mit Dieter Rösner. Termine und Informationen hier nachlesen.