Das agile Manifest als Handlungsleitlinie für eine agile Verwaltung

Große Veränderungen und radikale Umbrüche machen nicht vor den Amtsstuben der öffentlichen Verwaltung halt. Die großen gesellschaftlichen Umbrüche, die Herausforderungen des Mehrebenenystems aus EU, Bund, Ländern und Kommunen mit den daraus resultierenden Widersprüchen, die sich abzeichnenden Umbrüche durch technische Entwicklungen wie Digitalisierung, E-Mobilität oder einfach nur die Herausforderungen einer älter und bunter werdenden Gesellschaft sind nur einige der Themen, denen sich heute die öffentlichen Verwaltungen stellen müssen. Die öffentliche Verwaltung agiert daher in einem Umfeld mit hoher Komplexität, das zunehmend durch immer schneller Umbrüche gekennzeichnet ist. Das Unplanbare, das Unvorhersehbare wird zunehmend zum Normalzustand. Daher lässt sich Komplexität nicht im Sinne von steuern beherrschen, sondern wir können lediglich lernen, mit ihr umzugehen und sie uns sogar zu eigen machen.Immer öfter stößt das Verwaltungshandeln in seinen bestehenden Strukturen an sein Grenzen. Besonders Kommunalverwaltungen mit ihrer hohen Nähe zum Bürger und seinem Alltag spüren diese Veränderungen, sind sie doch unmittelbar am Geschehen.Iterative und inkrementelle Vorgehensweisen, die Veränderungen nicht als Störung auffassen, sondern als Gestaltungsmöglichkeit wahrnehmen, ermöglichen uns das Herantasten an das Unbekannte, ohne dass wir dabei unkontrollierbare Risiken eingehen. Diese Vorgehensweise ist eines der wesentlichen Kennzeichen der agilen Werkzeugkiste. Aber was ist überhaupt Agilität?

Was ist “Agile”?

Wenn ich von “Agile” spreche, dann beziehe ich mich dabei auf das Agile Manifest mit seinen 12 Prinzipien, das 2001 von Softwareentwicklern verfasst wurde. Konfrontiert mit einer hohen Komplexität hat die Softwareentwicklung früh erkannt, dass klassisches Projektmanagement die rasche Entwicklung neuer Produkte behindern kann. Immer wieder stellten sie fest, dass überbordende Prozesse und die fehlende Kommunikation zwischen den Beteiligten zu Hindernissen wurden, die sich negativ auf die Qualität auswirkten. Das warf die Frage auf, wie man trotz hoher Komplexität zu besseren Ergebnissen kommen konnte.Die Erkenntnis einfach zusammengefasst: Nur wenn alle Beteiligten (vom Auftraggeber bis hin zum Lieferanten) an einem Strang ziehen, kann es gelingen, trotz höchster Komplexität echten Nutzen für alle Beteiligten zu stiften.Aus dieser Erkenntnis entstand das Agile Manifest (ich habe im Folgenden zum besseren Verständnis und zur einfacheren Übertragbarkeit den Begriff „Software“ durch „Dienstleistung“ ersetzt):„Wir erschließen bessere Wege, Dienstleistungen zu entwickeln, indem wir es selbst tun und anderen dabei helfen. Durch diese Tätigkeit haben wir diese Werte zu schätzen gelernt:

• Individuen und Interaktionen mehr als Prozesse und Werkzeuge
• Funktionierende Dienstleistungen mehr als umfassende Dokumentation
• Zusammenarbeit mit dem Kunden mehr als Vertragsverhandlung
• Reagieren auf Veränderung mehr als das Befolgen eines Plans Das heißt, obwohl wir die Werte auf der rechten Seite wichtig finden, schätzen wir die Werte auf der linken Seite höher ein.“

[Quelle: http://agilemanifesto.org/iso/de/manifesto.html]Um Missverständnissen vorzubeugen: Die Autoren des Manifests verteufeln die rechte Seite nicht. Sie legen lediglich einen höheren Wert auf die Werte der linken Seite. Agilität in diesem Sinne heißt, die soziale Dimension der Arbeit und Zusammenarbeit mit allen Beteiligten höher zu bewerten als die rein technischen Aspekte. Prozesse und Werkzeuge sind Hilfsmittel, die von Menschen ausgeübt werden. Sie dürfen aber nicht zum Selbstzweck werden. Der Fokus liegt auf den Bedürfnissen aller Beteiligten und dem Stiften von Mehrwert oder echtem Nutzen. Prozesse nur um des Prozesses willen zu etablieren, schafft keinen Nutzen. Die umfassende Dokumentation eines Vorgangs löst das Problem nicht. Und obrigkeitsstaatlich von oben herab dem Bürger zu diktieren, was er zu tun und zu lassen hat, funktioniert in den meisten Fällen kaum – insbesondere dann, wenn wir auf seine Mitwirkung angewiesen sind. Agilität bedeutet, dass der Fokus der Arbeit nicht auf der Befriedigung des bürokratischen Papierdrachens liegt. Bürokratie in diesem Sinne ist ein notwendiges Übel, dass zwar gebraucht wird, aber das nicht zum Selbstzweck werden darf.Auch wenn der Kundenbegriff nicht ohne Weiteres in der öffentlichen Verwaltung anwendbar zu sein scheint (Stichwort hoheitliches Handeln) und bedauerlicherweise in der Vergangenheit viel Schindluder mit dem Kundenbegriff getrieben wurde, geht es letztendlich immer um den Fokus auf den Auftraggeber und den „Anwender“, der zu jeder Zeit eingebunden wird – der intern von Politik, Verwaltungsmitarbeitern und extern vom Bürger repräsentiert wird. Der Betroffene wird zum echten Beteiligten. Kommunikation ist daher ein zentrales Element agiler Methoden. Der Auftraggeber wird beim Abschluss eines jeden Zwischenschritts informiert und hat die Möglichkeit, wertvolle Rückmeldung zu geben. In diesem Sinne ist Agilität auch die Wiederentdeckung des Prinzips der kommunalen Selbstverwaltung, ein Zurück zu den Wurzeln.