Das Agile Audit Manifest – Die Grundlage der modernen internen Revision

Vom Agile Manifesto zum Agile Audit Manifest. In diesem Beitrag zeigen wir, wie die interne Revision durch "Agile Audit" transparent und flexibel untereinander zusammenarbeiten kann.

Festgefahrene Prozesse, lange Kommunikationswege und unzuverlässige Kapazitätsplanungen in der internen Revision kennen wohl viele. Agiles Arbeiten hingegen hat sich im Audit-Bereich noch nicht flächendeckend durchgesetzt, auch wenn es in vielen Betrieben erste agile Teams gibt. Dabei kann Agilität ein besonders sinnvolles Tool sein, um die Herausforderungen im Audit zu bewältigen. Doch was bedeutet das?

Basierend auf dem originalen agilen Manifest bezieht sich dieses „Agile Audit Manifest“ auf die Kommunikation und Zusammenarbeit zwischen Auditor, Auditee und Management. Das Ziel ist es, schnell und unkompliziert wertvolle Erkenntnisse zu sammeln, die die Organisation flexibler und somit handlungsfähiger machen. Denn: ein hohes Maß an Selbstorganisation schafft Vertrauen und bringt Entscheidungen an die richtige Stelle.
Das agile Manifest ist der Grundbaustein einer Möglichkeit besser zusammen zu arbeiten, und flexibler und schneller reaktionsfähig zu sein. Diese Vorteile können wir uns in der internen Revision zu Nutze machen und das agile Manifest für uns in etwa so übersetzen:

Das "Agile Manifest“ bietet die Grundlage für agiles Arbeiten - das „Agile Audit Manifest“ ist die Übertragung der Arbeitsweise in die interne Revision.

Stakeholder und Interaktionen über Prozesse und Tools

Prozesse und Tools haben einen hohen Stellenwert bei der internen Revision. Sie helfen Auditoren ihre Arbeit gezielt zu vollbringen und sind oftmals gesetzlichen Ursprungs. Die Interaktion (u.a. mit Stakeholdern) ist ebenfalls ein wichtiger Teil dieser Prozesse, denn durch klare und aufschlussreiche Kommunikation können Ziele eher erreicht werden. Viele dieser Stakeholder sind zudem abhängig von den Lieferungen der Auditoren. Eine frühzeitige und kontinuierliche Einbindung hilft den Stakeholdern immer up-to-date zu sein und spart den Auditoren Wartezeit für Feedback und Nachfragen, sie schafft also eine Möglichkeit, die Arbeitsziele schneller zu erreichen. 

Aufschlussreiche Erkenntnisse über umfangreiche Dokumentation

Die interne Revision bietet tiefe Einblicke in viele Bereiche eines Unternehmens. So kann auch das Potential für Risiken hier gut eingeordnet werden. Daher ist es nicht verwunderlich, dass Auditoren eine gewählte und umfassende Formulierung in Berichten wichtig ist, um  sicherzustellen, dass alle Anforderungen von dem Regulator erfüllt sind. 

Umfangreiche Protokolle und komplexe Formulierungen können allerdings auch dafür sorgen, dass der Kern der Nachricht nicht schnell und leicht entnehmbar ist. Stellt man nun aufschlussreiche Erkenntnisse in den Vordergrund, bzw. priorisiert diese über eine umfangreiche Dokumentation des Reports, wird mehr Klarheit geschaffen und eine flexible und präzise Reaktion auf Risiken gewährleistet. 

Wichtig beim Report: Wo kommt die Organisation her, wo stehen wir jetzt und welche Handlungsoptionen existieren? Und daraus folgend: Was empfehlen wir?

Zusammenarbeit mit dem Management über intensive inhaltliche Diskussion 

Interne Auditoren schaffen durch ihre Prüfungen wertvolle Erkenntnisse über die Organisation und können durch ihre Erfahrungen den Teams und dem Management konsultativ zur Seite stehen. Damit der potenzielle Mehrwert der Auditoren sich vollständig entfalten kann, ist es hilfreich, dass eine offene Zusammenarbeit zwischen dem Management und den Auditoren vor, während und nach der Prüfung herrscht. Dies verbessert die Beziehung, erhöht die Effizienz und stärkt den Fokus auf das Wesentliche. Die Aufgabe des Managements besteht unter anderem darin, dass die Organisation befähigt wird, die Verbesserungsmaßnahmen selbstständig umzusetzen. Letztendlich tragen sie die Verantwortung für die Umsetzung der Maßnahmen und die Weiterentwicklung der Organisation. Durch eine enge Zusammenarbeit mit den Auditoren kann diese Aufgabe gezielter umgesetzt werden. Während einer Prüfung oder nach Erstellung des Reports werden Schwächen der Organisation aufgedeckt. Die Ursachen für die Schwächen zu finden ist von Relevanz, dabei sollten wir uns nicht in ausschweifenden Diskussionen verlieren und kostbare Energie verschwenden, wenn diese ultimativ keinen Mehrwert zum Endergebnis beitragen.    

Reagieren auf Risiken

Das Ziel der internen Revision ist es, Risiken zu identifizieren und daraus Maßnahmen abzuleiten, damit sich die Organisation langfristig verbessert. Daher ist unser Plan während einer Prüfung risikoorientiert. Wir planen zu Beginn, welche Bereiche bzw. welche Risiken wir prüfen wollen. Ändert sich während einer Prüfung die Einschätzung der Risiken – beispielsweise aufgrund neuer Erkenntnisse – wird auch unser Prüfplan entsprechend angepasst. Wir reagieren und passen den Plan an. Es kann daher auch sein, dass ursprünglich geplante Risiken nicht geprüft werden, weil sich während der Prüfung neu herausstellt, dass ein anderes Thema deutlich risikoreicher ist. Dadurch wird sichergestellt, dass stets der größte Nutzen für alle Beteiligten geschaffen wird.

Fazit:

Wenn die Abteilung es schafft, nach dem Agile Audit Manifest zu leben, dann kann man auf eine Vielzahl an agilen Methoden aus dem Werkzeugkoffer verzichten. Die meisten Methoden sind dazu da, Menschen ins Handeln zu bringen; einen Anfang zu machen und sich auf die Reise der Transformation zu begeben. Das ist hier nicht der zentrale Ansatzpunkt.

Das agile Audit Manifest ist keine Neuerfindung, sondern baut auf dem agilen Manifest auf. So kann die interne Revision auf natürliche Weise mit den anderen agil arbeitenden Teams und Abteilungen zusammenwachsen. Hierdurch können alle Bereiche zu der Entwicklung einer gesunden und lebendigen Organisation beitragen, die transparent und flexibel untereinander zusammenarbeitet.

Autor:innen: Paul Koehler, Nina Laenen & Julian Rombach

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