Absagen oder remote veranstalten: Unsere Meetups sind jetzt auch virtuell

Als die Corona-Maßnahmen erst in Österreich und dann in Deutschland hochgefahren wurden, haben wir uns vor die Wahl gestellt: Das Meetup für Mitte März in Frankfurt absagen, verschieben oder remote veranstalten. Wir haben uns für unser erstes ausschließlich virtuelles Meetup mit Zoom entschieden. Experiment geglückt!Wir veranstalten Meetups, um neue Methoden zu testen, agile Spiele auszuprobieren, in Open Spaces zu diskutieren und um uns von unserem Publikum ehrliches Feedback zu holen. Wir rechneten für das Meetup zu “Agile Leadership und Generation X versus Y?” mit gut 50 Leuten, das wäre in Deutschland zwar noch erlaubt, aber in unseren Augen unverantwortlich gewesen. In Österreich waren zu diesem Zeitpunkt schon die Cafés und die meisten Geschäfte geschlossen. Als wir uns entschieden, das Event virtuell zu veranstalten, hatten wir nur wenige Tage Vorlaufzeit. Wir brauchten eine Software, mit der man die Agenda abbilden, den Bildschirm teilen und die etwa 100 Teilnehmenden in Gruppen oder auch Breakout-Räume einteilen kann. Wir haben uns für Zoom entschieden und sind zufrieden!

Wie läuft ein Zoom-Meetup?

1. Alle sitzen alleine vor ihrem Gerät. Die Teilnehmenden loggen sich über einen Link ein. Die Teilnahme ist sowohl mit als auch ohne Konto möglich.
2. Alle Teilnehmenden und die Vortragenden sind über Video zugeschaltet, jeder sieht auf dem Bildschirm einen Flickenteppich aus den kleinen Videos der anderen oder den geteilten Bildschirm der Vortragenden.
3. Wir starten mit zwei Impulsvorträgen inklusive PowerPoint und Mentimeter-Umfrage. Im Anschluss haben wir die Teilnehmer in einem Open Space in kleine Gruppen eingeteilt. Zoom hat dafür die Option Breakout-Sessions, mit der ich als Moderator die User automatisch oder manuell in Chatgruppen verteilen kann.
4. Die Kleingruppen von 6 – 8 Teilnehmern wählen selbstorganisiert einen Host und eine Frage zum Bearbeiten aus. Mit Hilfe eines virtuellen Whiteboards können sie die Ergebnisse der Diskussionen festhalten.
5. Zum Abschluss kommen alle wieder zusammen und berichten nacheinander, was sie in den Open Spaces diskutiert haben.

Was nicht passiert ist:

• Alle reden durcheinander.
• Die Leute bleiben passiv und gehen nicht mit in die Open Spaces.
• Sie sind nicht bei der Sache, sondern machen nebenbei etwas anderes.
• Das Netz ist überlastet.

Was stattdessen passiert ist:

1. Statt gut 50 Teilnehmern waren anfangs 100 Leute von weit über den Raum Frankfurt hinaus dabei. Mit der Zeit gingen zwar einige Teilnehmer, aber bei den Open-Space-Sessions waren es immer noch 80. Wir hatten die Teilnehmerzahl für den ersten Versuch bei 100 begrenzt, für die nächsten Meetups wollen wir sie ausweiten.
2. Es gab keine Störungen, weil jemand früher ging, später kam oder zwischendurch aus der Leitung flog. Ich habe in den Voreinstellungen die Mikros von allen Teilnehmenden auf stumm geschaltet, sodass sie sie erst aktivieren mussten, wenn sie etwas sagen wollten. So gab es keine ständigen Hintergrundgeräusche und niemand hat durcheinandergeredet.
3. Die Teilnehmenden konnten sich in einem öffentlichen Chat austauschen und Fragen stellen. Das könnt ihr euch vorstellen wie das Hintergrundgemurmel, das man manchmal bei Vorträgen hört, nur dass es hier niemanden gestört hat, weil alle für sich entscheiden konnten, ob sie mitlesen und mitschreiben oder sich nur auf den Vortrag konzentrieren.
4. Es kam zu lebhaften Remote-Diskussionen in den Open Spaces bzw. Breakout-Sessions.
5. Die Teilnehmenden haben aktiv beim Mentimeter, ein Live-Abstimmungstool, das wir schon öfter verwendet haben, mitgemacht, bei dem wir Fragen gestellt haben wie: Von wo bist du zugeschaltet? Welcher Generation gehörst du an? Wie hoch schätzt du deinen Return on Time Invested auf einer Skala von 1-5?
6. Bei technischen Schwierigkeiten haben die Teilnehmenden sich in den Breakout-Sessions gegenseitig geholfen oder den Moderator, also mich, gefragt.

Video vom Remote Meetup

[youtube v="aL67PR7g3hI"]Wie ihr vielleicht schon wisst, bereiten wir bei borsigloger gerade Remote-Konzepte für unsere Trainings vor. Wir informieren euch laufend auf unserer Trainingsseite.

Hier auch wieder unsere Einladung:

Solltet ihr spezielle Fragen zur Remote-Teamarbeit oder Remote-Trainings haben, postet sie einfach und wir antworten – wir freuen uns, wenn wir euch helfen können!Foto: Placeit