So bringen ScrumMaster lahme Dailys auf Zack

Es klingt so einfach: Das Team trifft sich jeden Tag 15 Minuten vor dem physischen oder virtuellen Taskboard und bespricht, was gestern gemacht wurde, heute gemacht wird und wo es Hindernisse gibt. Dabei schieben die Teammitglieder die Tasks von einer Spalte zur nächsten, um ihren Arbeitsfortschritt sichtbar zu machen.

Doch so einfach, wie es sich liest, ist es dann doch nicht: Der ScrumMaster wird unausgesprochen zum Verantwortlichen für das Taskboard und verschiebt einen Task nach dem anderen in den nächsten Arbeitsschritt. Die Teammitglieder berichten an den ScrumMaster, was mit den einzelnen Tasks passiert ist und zählen auf, an welchen Meetings sie teilgenommen haben.

Die Kommunikation fühlt sich an wie Pingpong, denn jede:r spricht nur mit dem ScrumMaster. Manchmal kommt es vor, dass nicht ein einziger Task den nächsten Schritt erreicht, und so wird überhaupt kein Fortschritt erkennbar. Am Ende stellt der ScrumMaster noch fest, dass er/sie am meisten gesprochen hat – deshalb konnte er/sie auch nicht so richtig raushören, woran nun gearbeitet wird und wo es Hindernisse gibt. Und überhaupt waren beim virtuellen Daily wieder einmal sämtliche Kameras nicht aktiviert. Nur die Stimmen drangen aus der Dunkelheit des Teams-Calls. Kennen Sie das? Wenn ja, dann habe ich hier ein paar Tipps, wie das Daily wieder einen echten Mehrwert für ein Team schaffen kann.

Wozu ein Daily?

Das Daily unterstützt dabei, die geplante Arbeit im Team abzustimmen, und dabei den Arbeitsfortschritt auf dem Weg zum Sprint-Ziel sichtbar zu machen. Am Daily nehmen in erster Linie die Entwickler:innen und der ScrumMaster teil. Die Entwickler:innen können selbst entscheiden, welche Struktur oder Technik sie für das Daily nutzen wollen, solange die Arbeit für den Tag gemeinsam geplant wird und der Fokus auf dem Erreichen des Sprint-Ziels liegt.

Das Daily soll dabei helfen, die Kommunikation zu verbessern, Hindernisse zu identifizieren, die schnelle Entscheidungsfindung zu fördern und zusätzliche Abstimmungstermine zu vermeiden. Der ScrumMaster hat im Daily die Aufgabe, gut zuzuhören, den Fortschritt des Teams zu beobachten sowie die Hindernisse zu erkennen und zu verstehen, die den Fokus und die Leistungsfähigkeit des Teams beeinträchtigen. Das Daily dauert immer 15 Minuten und um Komplexität zu reduzieren, findet es täglich zur selben Uhrzeit am selben Ort statt.

Was können Sie nun als ScrumMaster tun, um das Daily wieder zu einem Event mit Sinn und Ergebnis zu machen?

1. Die drei Fragen

Gehören die berühmten drei Fragen immer in jedes Daily? Ich bin der Meinung, dass jedes Team selbst überlegen sollte, welche Fragen einen Mehrwert für die tägliche Abstimmung bringen. In einem Team, mit dem ich gerade arbeite, haben wir für uns folgende vier Fragen festgelegt:

• Was habe ich gestern getan?
• Was werde ich heute tun?
• Was steht mir gerade im Weg?
• Wo benötige ich Unterstützung?

Dabei gehen wir nicht dogmatisch vor, sondern ermöglichen mit den Fragen ein Gespräch untereinander. Um die eingangs erwähnte Pingpong-Kommunikation zu vermeiden, hilft es, wenn der ScrumMaster Fragen stellt, die ein zusätzliches Gespräch unter den Teammitgliedern anregen, wie beispielsweise: Wie könnt ihr den Task gemeinsam erledigen? Um die tägliche Abstimmung übersichtlich zu strukturieren, kann vor allem bei virtuellen Teams die Kreisarbeit helfen, denn dadurch ist jedem Teammitglied die Reihenfolge des Sprechens klar. Ein weiteres Highlight für das Daily ist es, wenn Sie die Teammitglieder dazu einladen, die fertiggestellten Tasks zu zeigen und dabei das direkte Feedback von den Kolleg:innen einzuholen.

2. Das Taskboard und die Tasks

• Der ScrumMaster verwaltet nicht das Taskboard und bewegt die Tasks auch nicht, denn das ist die Aufgabe der Entwickler:innen. Es gehört zur Selbstorganisation der Teammitglieder, sich mit dem Arbeitsfortschritt auseinanderzusetzen und diesen sichtbar zu machen, damit alle wissen, wo das Team steht und was es zu lösen gilt. Dabei sollte kein Task mehr Arbeit als für einen Tag umfassen, denn nur dann kann es auch wirklich einen täglichen Fortschritt geben.
• Ihnen fällt als ScrumMaster auf, dass ein Task zwar „in progress“ ist, aber sich nicht fortbewegt? Markieren Sie diesen Task jeden Tag zur Nachverfolgung. Fragen Sie das Team, warum der Task nicht fertiggestellt werden kann. Sammeln Sie gemeinsam die Gründe, warum der Task nicht bearbeitet werden kann, und fragen Sie anschließend: „Wer hilft bei der Fertigstellung des Tasks mit?“
• Im Idealfall arbeitet das gesamte Team an nur einer Story gemeinsam und gleichzeitig. Wenn sich mehrere Storys „in progress“ befinden, fragen Sie das Team, warum nicht zuerst an einer Story gearbeitet und erst dann die nächste angefangen wird. Denken Sie dabei an Kanban: Stop starting, start finishing!
• Manchmal sind die Tasks einfach noch zu groß, dann fragen Sie das Team „Was kriegt ihr heute fertig?“ und verkleinern den Task.
• Wenn Sie mit einem virtuellen Board arbeiten, kann es auch helfen, die Story neu zu betiteln, damit auf den ersten Blick erkennbar ist, was in dieser Story zu tun ist.

3. Virtuelle Dailys

Wenn die Teammitglieder immer ihre Kameras deaktiviert haben, sollten sie das Team bitten, die Kameras einzuschalten. Als ScrumMaster können Sie selbst dann Ihre Kamera deaktivieren, damit klar wird, dass Sie keine aktive Rolle im Daily einnehmen werden.

Alle, die bereits als ScrumMaster Dailys begleitet haben, haben bestimmt schon erlebt, wie unerfüllend dieses Event sein kann, obwohl es so einfach klingt und es irgendwie dann doch nicht ist. Diese Ideen sollen eine Hilfe sein, um diese täglichen 15 Minuten in eine richtig gut investierte Zeit zu verwandeln.

Titelbild: Priscilla Du Preez, Unsplash