Remote Magic Prioritization für Product Owner

Mit Magic Prioritization kannst du bis zu 40 User Storys schnell und effizient in eine priorisierte Reihenfolge bringen, welche vom gesamten Team gleich verstanden wird – und das auch remote.

Kennst du das auch? Du bist Product Owner, hast eine große Anzahl an User Storys im Backlog und bist unsicher, wie du diese priorisieren sollst? Vielleicht spielst du mit dem Gedanken, deine Teammitglieder nach fachlichem Input zu fragen. Allerdings hast du die Sorge, dass ein gemeinsames Priorisierungsmeeting in endlosen Diskussionen ausartet und am Ende zu wenige User Storys priorisiert sind. Zum Glück kann in so einem Fall Magic Prioritization Abhilfe schaffen:

Mittels Magic Prioritization kann ein (auch verteilt arbeitendes) Team effizient und hochwirksam eine große Anzahl an User Storys gemeinsam priorisieren. In den verschiedenen Schritten, die zur Umsetzung nötig sind, verstehen sich die einzelnen Akteur:innen ohne Worte und kommen ohne lange Diskussionen schnell an ihr Ziel.

In meinem Team haben wir bei einem Projekt mittels Magic Prioritization über 35 User Storys geschätzt, und das in nur einer Stunde. Anschließend hatten alle das gleiche Verständnis von den User Storys, Unklarheiten wurden aufgedeckt und der Umfang des Projekts konnte realistischer geschätzt werden. Zusätzlich haben wir den Kunden unseres Produktes eingeladen, an diesem Meeting teilzunehmen. So konnten direkt Fragen an und vom Kunden (Nutzer) gestellt werden. Dadurch fühlte sich dieser ausreichend abgeholt und in die Entwicklung eingebunden.

Ich nutze für die Magic Prioritization das digitale Kollaborationstool miro. Du kannst aber auch ein analoges Whiteboard, ein Flipchart oder ein anderes digitales Zusammenarbeitstool dafür verwenden.

Vorbereitung

1. User Storys bereitstellen

Zunächst benötigst du die zu priorisierenden User Storys, maximal 30-40. Sollten mehr User Storys von den Teammitgliedern bereitgestellt werden, müsst ihr euch überlegen, welche User Storys ihr nicht aufnehmt. Es genügt, für jede Story ein Post-it zu erstellen, dass eine eindeutige Identifikation zulässt (Identifier und/oder Name). Damit ihr zu einem sinnvollen Ergebnis kommt, muss jede zu priorisierende User Story von allen Teammitgliedern gleich verstanden werden. Am besten nehmt ihr euch vor der Priorisierung drei Minuten Zeit, in denen jede:r die Storys überfliegen kann. Danach können Fragen geklärt werden. Dadurch vermeidest du etwaige Diskussionen während und nach der Priorisierung.

2. Priorisierungsmetrik

Damit jede Person im Team weiß, wie priorisiert werden soll, werden im Vorhinein Kriterien festgelegt, nach denen eine User Story als „wichtig“ oder „weniger wichtig“ eingestuft werden kann. Solche Kriterien können z. B. Cost of Delay, Business Value oder Risiko sein. Essenziell ist, dass jedes Teammitglied, welches an der Priorisierung teilnimmt, dasselbe Verständnis von diesen Kriterien hat.

3. Priorisierungsskala

Bereite eine vertikale Skala mit „wichtig“ an einem Ende bis „weniger wichtig“ am anderen vor. Rechts neben dieser Skala fügst du mehrere Spalten an, an denen sich die User Storys während des Priorisierungsprozesses entlang bewegen werden. Hier siehst du ein Beispiel, wie so etwas ausschauen kann:

Durchführung

Während der gesamten Priorisierung darf nicht gesprochen werden! Etwaige Abstimmungen müssen entweder davor (siehe „Vorbereitung“) oder danach (im Anschluss an die Priorisierung) erfolgen.

1. Aufteilen der User Storys

Jedes Mitglied des Dev-Teams zieht sich in etwa die gleiche Anzahl an User Storys. Dabei ist es irrelevant, wer sich welche User Storys nimmt.

2. Initiale Schätzung

Die erste Person legt eine User Story in der ersten Spalte „Initiale Schätzung“ an einem Punkt entlang der Skala ab. Wer als nächstes dran ist, muss nun entscheiden, ob die User Story wichtiger oder weniger wichtig ist und legt sie dementsprechend über oder unter die schon auf dem Board liegende User Story. Nun platziert der oder die Nächste eine neue User Story entweder über, unter oder zwischen die schon auf dem Board liegenden User Storys. Die Reihenfolge der User Storys auf dem Board darf nicht verändert werden! Dieser Vorgang wird nun nacheinander so lange wiederholt, bis kein:e Teilnehmende:r mehr User Storys „besitzt“.

3. Aktualisierung der Reihenfolge

Jetzt darf jede:r Teilnehmende: (aber nicht der Product Owner) die Reihenfolge der User Storys verändern. Wenn eine User Story umpositioniert wird, wandert sie eine Spalte nach rechts. Nach dem sich eine User Story das dritte Mal bewegt hat, stoppt sie in der Spalte „3. Mal bewegt“ und wird nicht mehr umgelegt! Nach einiger Zeit wird es keine Bewegungen mehr auf dem Board geben, das Team hat sich auf eine Priorisierung geeinigt.

4. Umgang mit „gestoppten“ User Storys

Die User Storys, die in der Spalte „3. Mal bewegt“ gelandet sind, werden nun zusammen vom Team mit dem Product Owner besprochen. In unserem Beispiel sind dies die User Storys 2 und 5. Es kann verschiedene Gründe für die Uneinigkeit bei der Priorisierung geben. Die User Storys könnten unterschiedlich verstanden worden sein oder aber die verschiedenen Teilnehmenden haben schlicht eine unterschiedliche Meinung über ihre Priorität. Wenn sich die gesamte Gruppe auch in der Besprechung nicht auf eine Priorisierung einigen kann, wird die betroffene User Story rausgenommen und ist nicht mehr Teil der fertigen Priorisierung.

5. Zusammenführen der User Storys

Als letzter Schritt werden alle User Storys, die sich noch in der Tabelle befinden, ganz rechts in die Spalte „Priorisierung“ geschoben. Und fertig ist das priorisierte Backlog.