Endlich produktivere Baubesprechungen: Gemeinsame Entscheidungen & sinnvolle Lösungen herbeiführen

Für mich als Objektüberwacher waren Baubesprechungen meistens Veranstaltungen, in denen es um eins von zwei Dingen ging: entweder darum, möglichst schnell durchs Protokoll zu kommen und zu hoffen, dass keine Bombe hochgehen würde, die den Rahmen der Besprechung mal wieder sprengen würde – oder aber es ging darum, dass sich jemand absichern und das protokolliert haben wollte nach dem Motto „Ich habe ja darauf hingewiesen. Wenn hinterher etwas schief geht, ist das nicht mehr mein Problem.“ Selten ging es wirklich um die gemeinsame Lösungserarbeitung. Das gemeinsame Beseitigen von Hindernissen und das konstruktive Problemlösen während der Besprechung im Sinne des Gesamtprojekterfolges blieben auf der Strecke.

Heute weiß ich, dass es anders geht. Wenn ihr Bauleiter:innen seid, dann verabschiedet euch von Pflichtbesprechungen, in denen alle berichten, was sie getan haben, oder in denen Zustände und Ergebnisse abgefragt werden. Gewöhnt euch und die Teilnehmenden daran, dass die Baubesprechungen, die ihr moderiert, lösungsorientiert und nach vorne gerichtet sind. Eure wichtigste Verantwortung ist, dass ihr den Teilnehmenden helft, gemeinsam Entscheidungen zu treffen und Lösungen zu erarbeiten, die von allen mitgetragen werden. Diese Ergebnisse und Vereinbarungen haltet ihr auf großen Haftnotizen gut lesbar fest und klebt sie an die Wand des Besprechungsraumes. Damit sorgt ihr während der Baubesprechung für Transparenz und schafft einen gemeinsamen Fokus auf die Ergebnisse und Vereinbarungen.

Am Ende der Besprechung holt ihr die Zustimmung der Verantwortlichen zu den Ergebnissen und Vereinbarungen ein. So erspart ihr euch Einsprüche zu Formulierungen in einem nachträglich erstellten Protokoll. Macht anschließend Fotos von allen Plänen, Konzepten und Haftnotizen und versendet das Fotoprotokoll als PDF an alle Teilnehmenden. So erspart ihr euch das spätere Abtippen eurer Notizen für das Bauprotokoll, denn die Fotodokumentation ist euer Bauprotokoll.

Zweck

• Lösungsorientierte, nach vorne gerichtete Baubesprechungen
• Treffen gemeinsamer Entscheidungen

Vorbereitung und Material

• Kommuniziert Themen, die eine Entscheidung erfordern, vor der Besprechung in der Besprechungseinladung an die Teilnehmenden.
• Plant Zeit für Diskussion und gemeinsame Entscheidungsfindung in der Agenda ein.
• Stellt sicher, dass für die Entscheidungsfindung benötigte Informationen vorliegen.
• Stellt sicher, dass diejenigen teilnehmen, die Entscheidungen treffen können bzw. dürfen.
• Haltet Haftnotizen und Stifte bereit.

Durchführung

• Stellt den Entscheidungsfall inklusive Hintergrundinformationen vor.
• Schreibt in Stichpunkten auf, was Entscheidungen sein können und macht einen Vorschlag für die ausformulierte Entscheidung, am besten auf einem Flipchart.
• Macht eine Abfrage, ob noch weitere Informationen für das Treffen einer Entscheidung benötigt werden und stellt sicher, dass diese Informationen mitgeteilt werden.
• Macht eine Abfrage, ob alle, die von der Entscheidung betroffen sind, diese Entscheidung mitgehen können oder ob noch schwerwiegende Einwände bestehen und die Entscheidungsformulierung noch angepasst werden muss.
• Passt ggf. die Formulierung der Entscheidung an.
• Trefft die Entscheidung und geht zum nächsten Tagesordnungspunkt über.

Ein Praxisbeispiel

Die Lieferung der Fassadenkonstruktion verzögert sich. In der Folge müssen die Montageabläufe mehrerer Gewerke im Zusammenspiel neu koordiniert werden.

Dazu erarbeitet die Objektüberwachung gemeinsam mit den beteiligten Gewerken einen Detailablaufplan. Dieser Ablaufplan soll von allen Beteiligten akzeptiert und umgesetzt werden.

Nachdem ihr den Detailablaufplan als Entwurf schon mit der Einladung zur Baubesprechung versendet habt, stellt ihr den Plan in der Besprechung noch einmal kurz vor und hängt diesen gut lesbar im Besprechungsraum auf. Von einer Gewerkevertreterin kommt die Frage, ob mit der Montage der Tragkonstruktion für die anschließend zu montierende Fassade schon begonnen werden kann, bevor die Brandschutzverkleidung der Innenstützen fertiggestellt ist. Diese Frage wird geklärt, indem alle beteiligten Gewerke sich die Einbausituation auf den Plänen gemeinsam anschauen und die einzelnen Arbeitsschritte durchsprechen. Daraufhin wird der Detailablaufplan angepasst. Der Entscheidungsvorschlag lautet, dass die Montage der Tragkonstruktion mit 2 Tagen Abstand zur Brandschutzverkleidung beginnen wird.

Nachdem alle Fragen geklärt sind, fragt ihr, ob seitens der Beteiligten noch Einwände gegen diesen Plan bestehen. Nachdem noch ein paar Anpassungen am Detailablaufplan gemacht und alle Einwände ausgeräumt wurden, wird der Plan von allen akzeptiert.

Ihr seid dran

Die Umsetzung dieses Moderations-Tipps ist im Grunde einfach, ihr braucht jedoch am Anfang Mut, denn die Besprechungskultur ist in vielen Bauprojekten noch meilenweit von modernen produktiven Besprechungsformaten entfernt. Legt einfach los, wählt euch aus den 7 Moderations-Tipps dieser Blogserie den Tipp aus, mit dem es euch am leichtesten fällt, zu starten. Mit der Zeit wird der Erfolg euch in eurem Tun bestätigen und ihr könnt weitere Elemente dazunehmen. Viel Erfolg wünsche ich euch dabei, eure Baubesprechungen produktiver zu machen.

Dieser Blogbeitrag erklärt einen der 7 wichtigsten Moderations-Tipps für Bauleiter. Die anderen Tipps erscheinen in den nächsten Wochen als Teil dieser Blogserie. Ich freue mich, wenn ihr wieder vorbeischaut!

Für alle Bauleiter:innen, die nicht nur Baubesprechungen besser moderieren, sondern das gesamte Bauprojekt effektiver machen wollen, vermitteln wir in unserem Zwei-Tages-Training die wichtigsten Tools und Methoden und gehen auch auf die Online- und hybride Steuerung von Bauprojekten ein. Dabei wendet ihr die erlernten Techniken in einer Praxissimulation direkt an.

Titelbild: ThisisEngineering RAEng, Unsplash