Das Potenzial von Scrum außerhalb der Software-Entwicklung

Während agiles Arbeiten mit Methoden wie z. B. Scrum oder Design Thinking für viele noch Neuland darstellt, ist es für uns bei bg nicht nur Teil unserer täglichen Arbeit, sondern auch unseres Denkens und Seins.Ich selbst bin über Design Thinking (DT) zum agilen Arbeiten gekommen – damals völlig fasziniert von den Möglichkeiten, neue Produkte in einem kurzen Zeitraum zu entwickeln und zu verproben. Wie viele andere neue Dinge kann DT im ersten Moment regelrecht euphorisieren. Eine Kollegin sagte mir sogar, dass sie DT-Methoden ständig auch im Privaten nutzen würde: zur Urlaubsplanung, Wochenendgestaltung oder um eigene Ideen zu entwickeln.Kann man nun agile Methoden wirklich in allen möglichen Situationen nutzen? Im ersten Moment eine vielleicht eher schwierige Vorstellung. Doch es gibt einen schlüssigen Grund, warum immer mehr Unternehmen agiles Arbeiten für sich entdecken und sich diese Arbeitsweisen über die letzten Jahre und Jahrzehnte immer mehr etabliert haben: Sie befähigen Teams dabei, schneller und produktiver zu arbeiten. Ein gutes Beispiel dafür ist Scrum – ursprünglich aus der Software-Entwicklung kommend, nun auch in der Hardware-Entwicklung im Einsatz und sogar von großen Kaufhäusern und Online-Shops genutzt.Doch was, wenn man kein physisches Produkt entwickelt, sondern z. B. beratend tätig ist oder sein Geld mit Ideenentwicklung verdient? Schließen sich Agilität und bestimmte Branchen aus? Nicht unbedingt! In fast jedem Team und Unternehmen kann man „Bausteine“ von Scrum nutzen, um produktiver zu arbeiten und den Kunden schnellere und sichtbarere Ergebnisse zu liefern. Ähnlich wie meine Kollegin Elemente aus den DT-Methoden für ihre Urlaubsplanung genutzt hat, bewerte ich die Grundidee der Scrum-Meetings auch abseits des Entwicklungsumfelds als vorteilhaft.

Planung und iteratives Arbeiten

Viele gehen fälschlicherweise davon aus, dass es in Scrum keine Planung gäbe – ein Irrglaube, denn zur Planung kommt es nur an anderen Stellen: Anstatt ein Projekt vorab monatelang abzustimmen, arbeitet man in Iterationen ("Sprints"), zu deren Beginn ein Sprint Planning stattfindet. In diesem Meeting geht es darum, die Ziele des Sprints sowie den Weg der Zielerreichung zu besprechen. Durch Sprints erhalten Teams einen Rhythmus und eine Struktur, die nicht zu unterschätzen ist, da sie dem Team Orientierung geben. Man kann sich ein Scrum Team ähnlich wie ein Orchester vorstellen: Es gibt unterschiedliche Instrumente, aber alle folgen einem gemeinsamen Rhythmus, um ein zusammenhängendes, wohlklingendes Stück zu erzeugen.Bei Scrum arbeiten Teams inkrementell und iterativ, d. h. die Entwicklung erfolgt in kleinen Schritten, deren Ergebnisse umgehend in das Gesamtprojekt oder -produkt eingebunden werden. Sprich: Am Ende jedes Zyklus’ wird ein Produkt oder Teil davon geliefert. Der Kunde bekommt in kurzen Abständen regelmäßig „Teile“ seines Produktes geliefert, anstatt erst nach Monaten das fertige Produkt zu sehen, das seine Ansprüche dann vielleicht gar nicht in vollem Umfang widerspiegelt. Die zyklische Abstimmung mit dem Kunden hat den Vorteil, dass Anpassungswünsche schnell umsetzbar sind und keine monatelange Arbeit verloren geht – ein Benefit, den mehr Unternehmen für sich nutzen sollten.

Die Voraussetzung von Scrum: den Fokus finden

Bevor wir mit Scrum und den Meetings starten, ist es wichtig, dass wir uns fokussieren. Warum sollte man agil arbeiten? Was wollen wir erreichen? Wenn wir uns nicht auf das Wesentliche konzentrieren, besteht (auch im agilen Bereich) die Gefahr, dass wir dem "Shiny Object Syndrome" verfallen: Wir überladen uns, wollen immer informiert sein, alles Neue und Aufregende ausprobieren, gehen zu allen (Agile) Meetups, hören Podcasts über Scrum, abonnieren diverse Newsletter und melden uns für 4 Agile-Konferenzen an.Zuerst sind wir berauscht von all den Informationen, den neuen Ideen, den scheinbar unendlichen Möglichkeiten und der Inspiration. Doch die Ernüchterung folgt auf schnellem Fuße: Was fange ich wirklich mit all diesen Informationen an? Wie viel Zeit brauche ich, um sie zu verarbeiten? Wo fange ich an? Um diese Ernüchterung zu vermeiden, ist das WHY vor der Einführung von Scrum und anderen agilen Methoden so wichtig. Ist das Warum geklärt, können wir uns auf die Meetings konzentrieren.

Das Ziel und der Weg dorthin: Sprint Planning 1 und 2

Auch wenn ein Unternehmen keine neue Software entwickelt, sondern z. B. beratend tätig ist, kann ein Sprintziel wichtiger Bestandteil des täglichen Doings werden: Wo möchte ich in zwei Wochen stehen? Was sind meine (kurz- und mittelfristigen) Ziele? Ein Sprintziel festzulegen, schafft Orientierung, Motivation und Messbarkeit. Die große Frage des WHY sollte man am Ende des Sprint Plannings beantworten können. Im Sprint Planning 2 geht es dann klassischerweise um das HOW, also die Frage, wie ich die gesetzten Ziele erreiche.

Die tägliche Abstimmung im Daily

Das Daily dient dazu, die tägliche Arbeit des Teams zu synchronisieren, einen Überblick zu haben, wer gerade woran arbeitet und ob es zu bewältigende Herausforderungen (sog. Impediments) gibt.Da selbst kleine Teams oft einen hohen Kommunikationsaufwand haben, kann dieses Meeting auch wunderbar außerhalb von (Software-)entwickelnden Teams eingesetzt werden. Die Teamleiterin oder der Teamleiter kann hierbei die Funktion des ScrumMasters übernehmen oder die Rolle des ScrumMasters kann in einem regelmäßigen Rhythmus weitergereicht werden. Durch das Daily erspart man sich E-Mails, regelmäßiges Nachfragen, was andere Kolleginnen und Kollegen machen oder wo sie sind, und es eröffnet einen Raum, in dem man Impediments aufzeigen und Unterstützung finden kann. Zusätzlich kann man das Daily nutzen, um mithilfe eines Burn-Down-Charts die bereits geschaffte Arbeit bzw. den Fortschritt zu dokumentieren.

Feedback in Review & Retrospektive

Jeder Sprint wird mit zwei Meetings abgeschlossen: Review und Retrospektive. Im ersten wird das Ergebnis des Sprints präsentiert. Während in der Software-Entwicklung hier normalerweise die Entwickler den Kunden durch die entwickelte Plattform führen, können Teams und/oder Unternehmen mit anderen Leistungsschwerpunkten dem Auftraggeber/Kunden andere Ergebnisse präsentieren: Prototypen, Materialmuster, Konzepte, Design- und Gestaltungsentwürfe – kurzum: alles, was man für den Kunden bewirkt hat.Durch das Review und das gemeinsame Betrachten der Arbeitsergebnisse kommt es zu einem wertvollen Austausch zwischen Auftraggeber/Kunden und den Umsetzern, im Zuge dessen Erwartungen abgeglichen werden können. Es entsteht Raum für Feedback und die Möglichkeit, auf die geschaffte Arbeit zurückzublicken sowie (gemeinsam) Erfolge zu feiern.In der Retrospektive, die nur innerhalb des Teams (d. h. ohne Kunden) durchgeführt werden soll, nehmen die Teammitglieder die Prozesse unter die Lupe und denken darüber nach, was verbessert werden kann. Das Themenspektrum reicht dabei von den Kommunikationsstrukturen bis zum Umgang mit Fehlern – alle Anregungen, die das Team weiterbringen, sind hier erwünscht. Wer sein Team erfolgreich führen will, nutzt diese Gelegenheit für Feedback und Prozessoptimierung und somit für kontinuierliche Verbesserung.

Fazit – ist Scrum für jedes Team geeignet?

Mit Scrum zu arbeiten oder Methoden wie Design Thinking zu nutzen, scheint zunächst verführerisch und leicht umsetzbar. Dennoch braucht es Disziplin, um den Fokus zu halten und iterativ zu arbeiten.Wie eingangs erwähnt, sollte sich jedes Team bzw. Unternehmen zunächst Gedanken um das Warum machen, sodass Scrum oder einzelne Meetings zielgebunden eingeführt werden können und sich neue Meetings nicht mit den bereits vorhandenen überschneiden oder sogar zu gefühlten "Pflichtveranstaltungen" entwickeln.Die Vorteile von Scrum sind jedoch nicht von der Hand zu weisen: Zielorientierte Planung, welche die aktuellen Umstände mit in Betracht zieht (Sprint Planning), regelmäßiger Austausch (im Daily), Feedback zur Projektentwicklung und zum Prozess (Review & Retro) schaffen nicht nur im Software-Umfeld bessere Rahmenbedingungen, sondern können auch in anderen Bereichen dazu beitragen, schneller, flexibler und kundenorientierter zu arbeiten.