5 Tipps, wie Sie mit Vielredner:innen umgehen können

Sie kennen das bestimmt: Sie sind in einem Meeting mit einer priorisierten Agenda und strikter Timebox, aber anstatt fokussiert an den Themen zu arbeiten, driftet das Gespräch ab, oder einzelne Teammitglieder kapern das Meeting, um über ganz andere Themen zu sprechen.

Als ScrumMaster ist es meine Aufgabe, Teams lieferfähig zu machen. Die Moderation produktiver Meetings gehört dabei zum grundlegenden Handwerkszeug. Menschen, die regelmäßig durch lange Redebeiträge Meetings kontrollieren, schränken die Teamproduktivität merklich ein, was in der Konsequenz zu Frustration bei allen Beteiligten führt. In diesem Blogbeitrag zeige ich Ihnen, welche Ansätze sich in der Vergangenheit bewährt haben, um Vielredner:innen sanft, aber bestimmt in produktive Bahnen zu lenken.

1. Der Name als Trigger

Studienergebnisse zeigen: Menschen hören nichts lieber als ihren Namen. Die Marketingbranche nutzt diese Tatsache seit Jahren erfolgreich für personalisierte Werbebotschaften. Auch in Meetings können Sie sich dieses Wissen zunutze machen. Wenn ein Kollege wieder einmal in einen Rederausch gerät und Sie diesen unterbrechen möchten, dann sprechen Sie ihn direkt mit seinem Namen an: “Herr Schwab, ich möchte ...” Vielleicht brauchen Sie drei oder vier Ansätze, aber irgendwann wird Herr Schwab (kurz) innehalten und Sie können das Wort ergreifen.

2. Rollen verteilen

Nirgendwo steht geschrieben, dass allein der ScrumMaster durch ein Meeting führen muss. Gerade wenn bei Regelterminen (z. B. Scrum-Meetings) immer der gleiche Personenkreis zusammenkommt, ist es einfach, einzelne Rollen an Teilnehmende zu verteilen: Ein Kollege achtet darauf, dass der Fokus des Meetings gehalten wird. Eine andere Kollegin behält die Timebox im Auge. Eine dritte Person dokumentiert die Ergebnisse, während der ScrumMaster dafür sorgt, dass alle Perspektiven gehört werden. Die Teammitglieder werden dadurch stark in die Führung des Meetings eingebunden, wodurch in der Regel mehr Verantwortungsbewusstsein und höhere Motivation entstehen.

3. Der Ideenparkplatz

Menschen wollen gehört, und ihre Anliegen verdienen es, gewürdigt zu werden. Nur nicht unbedingt im aktuellen Meeting. Eine Möglichkeit, Ideen auszulagern, ist der Ideenparkplatz. Nutzen Sie Visualisierungsmöglichkeiten (beispielsweise ein Flipchart oder im Remote-Setting ein interaktives Whiteboard-Tool), um die Anliegen der Teammitglieder zu sammeln. Am Schluss des Meetings können Sie abfragen, an welchem der gesammelten Themen als nächstes weitergearbeitet werden soll. Auf diese Weise behält das Meeting seinen Fokus, und gleichzeitig werden die Teammitglieder mit ihren Themen gewürdigt und ernst genommen.

4. E.L.M.O.

Kennen Sie noch Elmo, den kleinen roten Kerl aus der Sesamstraße? Er kommt bei dieser Methode zum Einsatz. Entweder als echte Puppe oder ausgedruckt auf einer Karte. Das Akronym E.L.M.O. steht für: Enough, Let’s Move On! (Genug, lasst uns weitermachen!) Wenn Elmo in einem Team zum Einsatz kommen soll, nehme ich ihn mit zum nächsten Meeting, stelle ihn dem Team vor und erkläre, was passiert, wenn er auf der Bildfläche erscheint: Dann ist es Zeit, kurz innezuhalten und diesen Teil der Diskussion abzuschließen oder auf einen späteren Zeitpunkt zu verschieben. Auch hier können und sollten die Teammitglieder involviert werden. Jeder darf Elmo ins Spiel bringen, wenn er oder sie es für richtig hält. Schließlich wissen die Teammitglieder manchmal besser als der ScrumMaster, wann eine Diskussion vom eigentlichen Fokus abweicht. Folgende Regeln könnten Sie mit ihrem Team vereinbaren:

1. Wenn mehrere Personen Elmo zeigen, dann gilt dies als Beschluss, das aktuelle Thema vorerst zurückzustellen und das Meeting fokussiert weiterzuführen.
2. Wenn nur eine Person Elmo zeigt, dann reflektiert das Team gemeinsam, ob die aktuelle Diskussion noch zielführend ist.

5. Der unsichtbare ScrumMaster

Wenn alle Anstrengungen scheitern und sich die Teilnehmenden in Meetings weiterhin um sich selbst drehen, anstatt produktiv zu arbeiten, führe ich bewusst ein Lernen durch Konsequenzen herbei.

Im ersten Schritt spiegle ich dem Team meine Beobachtung, dass Meetings konsequent zum Schwatzen, Beschweren oder Diskutieren missbraucht werden und dadurch zielgerichtetes Arbeiten nicht möglich ist. Ich erkläre mein Gefühl, dass Versuche, dies zu ändern, nicht fruchtbar waren und ich daher die Verantwortung zum produktiven Arbeiten ins Team geben möchte. Das heißt: Ich nehme an den Meetings teil, halte mich aber konsequent im Hintergrund.

Ich habe mit dieser Methode zweierlei Erfahrungen gemacht. Entweder ist das Team von meinen Beobachtungen und den Konsequenzen, die ich daraus ziehe, so irritiert, dass es über vergangenes Verhalten reflektiert und sich auf neue Regeln für Meetings einigt. Oder das Team ergreift die Chance ohne “nervenden” ScrumMaster die Meetings selbst zu führen. Ist Letzteres der Fall, zeigt sich oft eine schnell wachsende Unzufriedenheit. Schließlich werden Meetings noch unproduktiver, dauern noch länger und führen noch seltener zu echten Entscheidungen. In der Regel dauert es höchstens zwei Sprints, bis das Team erkennt, dass es in dieser Form nicht weitergeht. Meist nutze ich an diesem Punkt eine Fokus-Retrospektive, um das vergangene Verhalten zu reflektieren und konkrete Verbesserungsmaßnahmen abzuleiten.

Ich habe Ihnen in diesem Blogbeitrag fünf sehr unterschiedliche Methoden gezeigt, wie mit Vielredner:innen in Meetings umgegangen werden kann. Wie haben Sie solche Situationen in der Vergangenheit gemeistert? Ich freue mich, wenn Sie Ihre Erfahrungen mit mir teilen.

Titelbild von Miguel Á. Padriñán von Pexels