5 Punkte, auf die Sie im Remote-Recruiting & -Onboarding achten sollten

Die Kommunikation im Homeoffice kann schon mit Menschen, mit denen Sie bereits zusammenarbeiten, herausfordernd sein. Noch schwieriger wird es, wenn Sie Menschen remote kennenlernen und entscheiden sollen, ob Sie sie einstellen möchten oder nicht. Die gute Nachricht ist, dass Remote-Bewerbungsgespräche ortsunabhängig sind, sodass Sie auf einen größeren Talentpool zurückgreifen können. Aber Vorsicht: Wenn Sie jemanden aus einem Drittland einstellen möchten, gibt es zusätzliche Hürden, um die es hier aber nicht gehen soll.

Die Umstellung auf Remote-Recruiting & -Onboarding, ob freiwillig oder nicht, bringt aber nicht nur neue Chancen, sondern auch neue Herausforderungen mit sich. Um Ihre Chancen zu verbessern, remote die richtige Person zu finden und ihr die besten Erfolgsaussichten als neuem oder neuer Teamkolleg:in zu geben, gibt es einige Anpassungen im Prozess, die Sie berücksichtigen sollten.

1. Nutzen Sie unterschiedliche Kommunikationskanäle

Da Sie früher Kandidat:innen von Angesicht zu Angesicht interviewt haben, glauben Sie vielleicht, dass die Umstellung auf Interviews per Video ausreicht. Aber eine Remote-Umgebung ist keine natürliche Gesprächsumgebung, da aufgrund technischer Einschränkungen der Redefluss häufiger unterbrochen wird und paralleles Sprechen nicht möglich ist. Wenn es also das Ziel ist, den Interviewprozess zu nutzen, um die Passgenauigkeit des Kommunikationsstils einer Person zum Team zu bewerten, dann sollten Sie die Plattformen oder Kommunikationsmedien während des Interviewprozesses variieren.

In unserem Unternehmen sind wir alle Expert:innen im Remote-Setting, da wir bereits vor der Pandemie von verteilten Standorten aus remote kommunizierten. Ein Großteil der Unterhaltungen findet über MS Teams in Schriftform statt. Schreiben limitiert jedoch die Ausdrucksfähigkeit im Vergleich zu Gesprächen im Büro. Für Sie könnte das bedeuten, dass eine Gesprächsrunde per Video, eine andere per Chat und eine weitere nur per Audioanruf geführt wird. Wenn Sie alle Medien, die Ihr Team zur Zusammenarbeit nutzt, in den Interviewprozess einbeziehen, stellen Sie fest, ob der oder die Kandidat:in mit diesen Medien zurechtkommt, und beleuchten seine oder ihre Kommunikationsfähigkeiten auf verschiedenen Ebenen.

2. Bringen Sie das ganze Team mit

Seitdem ich agil arbeite und mit meinem Team Entscheidungen in der Gruppe treffe, merke ich, wie mächtig Schwarmintelligenz ist. Auch haben die Zusammenarbeit und Teamdynamik einen erheblichen Einfluss auf die individuelle Leistung. Daher lohnt es sich, so viele Personen aus dem zukünftigen Team in den Einstellungsprozess einzubeziehen, wie Sie vernünftigerweise können.

Bei uns läuft der Prozess so: Unsere People & Culture Managerin führt ein Erstinterview per Telefon, im Anschluss stellt sie den einzelnen Teams die Bewerbungsunterlagen zur Verfügung und die Teams, die Interesse haben, führen dann ein Zweitgespräch. Mit dem Teamgespräch erhöhen wir die Wahrscheinlichkeit, dass die Person ein Cultural Fit für das Team ist. Indem aber unsere People & Culture Managerin das Erstgespräch führt, fallen wir nicht gleich mit der Tür ins Haus. Da wir remote arbeiten, sind wir an Videocalls gewohnt und vergessen mitunter, dass das für ein:e Kandidat:in überwältigend sein kann.

3. Führen Sie ein Versuchsprojekt durch

Die ultimative Möglichkeit, das Team in die Einstellungsentscheidung einzubeziehen und zu bewerten, wie die Kandidat:innen mit dem Team arbeiten, ist, sie mit dem Team arbeiten zu lassen. Ich rede jetzt nicht von Einzelarbeit, wie ich sie schon oft machen musste, z. B. eine Case Study erarbeiten oder ein Examen. Das machen wir bei borisgloger consulting nicht.

Jedoch gibt es Techniken aus Assessment-Centern, die einem die Chance geben, jede:n Kandidat:in zu beobachten und mit ihm oder ihr zusammenzuarbeiten. Sie könnten das Probe-Projekt sogar als Mittel zur Beurteilung der Anpassungsfähigkeit oder des kreativen Denkens gestalten. Wenn Sie das Team einbinden, sollten die Mitglieder nach dem Kennenlernen auch konkrete Pros und Cons zu einer möglichen Einstellung teilen.

Ein Beispiel: Ein:e Moderator:in stellt eine Ausgangslage dar. Danach darf die Gruppe Fragen stellen, der oder die Moderator:in darf nur mit „Ja“ oder „Nein“ antworten. Meine Lieblingsausgangslage: Romeo und Julia liegen tot in einem Zimmer auf dem Boden neben einer Wasserpfütze. Das Fenster ist offen und die Tür von innen verschlossen. Was ist passiert? Der Fokus liegt nicht darauf, dass das Problem schnell gelöst wird, sondern wie die Testperson in der Gruppenarbeit interagiert. Das Spiel ist übrigens auch ein toller Spaß auf Partys. Hier noch die Lösung: Romeo und Julia sind Fische. Das Fenster wurde vom Wind aufgestoßen, ihr Aquarium fiel zu Boden und zerbrach.

Alternativ zu einem Frage-Antwort-Spiel können Sie kreative Fragen stellen, um auf die Persönlichkeit und Wertevorstellungen abzuzielen:

• „Stell dir vor, du wärst eine Bar. Wie wäre deine Atmosphäre? Beschreibe dich.“
• „Stell dir vor, du bekommst 10.000 Euro und bist auf einer Einkaufsstraße. Was würdest du kaufen?“

4. Kommunizieren Sie Erwartungen früh und oft

Schon die bloße Tatsache, dass man Vorstellungsgespräche remote führen und Mitarbeitende aus der Ferne einstellen muss, hat viele Führungskräfte überrascht. Aber da Unternehmen eine allmähliche (und wahrscheinlich hybride) Rückkehr zum Büro anstreben, wird es noch viele weitere Überraschungen geben – auch für Bewerber:innen. Wenn es um die Frage geht, wie dezentral neue Mitarbeitende tatsächlich arbeiten werden, sollten Sie dies den Bewerber:innen früh, oft und deutlich im Prozess mitteilen. Wenn Ihr Unternehmen über einen konkreten Remote-Fahrplan für die Zukunft verfügt, geben Sie so viel wie möglich davon in der Stellenausschreibung und in den ersten Gesprächen weiter. Wenn nicht, dann kommunizieren Sie zumindest so gut wie möglich, was über die Remote-Pläne des Unternehmens bekannt ist oder was im Hinblick auf zukünftige Richtlinien diskutiert wird.

Genauso sollten Sie die Erwartungen an die Kommunikation oder Guidelines für die Zusammenarbeit im Team oder der Abteilung offen ansprechen.

Bei borisgloger consulting arbeiten wir, wie gesagt, fast ausschließlich remote. Es gibt keine Pflicht, ins Büro zu gehen. An einigen Standorten – wie dem meinen – haben wir gar kein Büro. Wenn wir eines brauchen, mieten wir uns Co-Working-Spaces. Das kommunizieren wir offen in Vorstellungsgesprächen, da es Kandidat:innen gibt, die gerne regelmäßig in einem Büro arbeiten möchten.

5. Nach der Unterschrift: Investieren Sie in den Beziehungsaufbau

Wenn Sie dem oder der Bewerber:in ein Angebot machen und es angenommen wird, stellen Sie sicher, dass Sie beim Pre- und Onboarding das Kennenlernen des Teams und der gesamten Organisation priorisieren. Sie könnten einen Willkommens-Videochat mit dem gesamten Team einplanen, um den oder die neue:n Kolleg:in zu begrüßen. Wenn Sie außerdem auch schon zwischen Vertragsunterzeichnung und Arbeitsbeginn den Kontakt halten, kann das den Start erleichtern.

In unserem Unternehmen machen wir ein ausgiebiges Onboarding und der Neuling bekommt eine:n Mentor:in zur Seite gestellt. Wenn Sie die obigen Vorschläge befolgt haben, haben viele Teammitglieder den oder die Neue:n bereits während des Vorstellungsgesprächs kennengelernt und können bei einem Willkommens-Chat einen wertvollen Beitrag leisten. Hier zwei mögliche Check-in-Fragen: Was ist ihnen besonders aufgefallen und worauf freuen sie sich bei der Zusammenarbeit?

Alle 5 Punkte zielen auf die Teamfähigkeit und die Einbindung des oder der Kandidat:in ins Team ab. Die Teamfähigkeit ist in der Remote-Arbeit noch wichtiger, auch wenn es nicht den Anschein haben mag. Denn Remote-Mitarbeiter:innen arbeiten nicht alleine, sie arbeiten alleine zusammen.

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Titelbild: DocuSign, Unsplash