Das geheime Leben der Checklisten

Braucht man eine Checkliste für Scrum? Ist Scrum nicht so simpel, dass man sich die paar Meetings, Artefakte und Rollen nicht einfach merken kann?Auf den ersten Blick braucht man bestimmt keine Checkliste für diesen Prozess. Doch wie ist das in großen Projekten, wenn man Scrum skalieren will? Wäre es dann nicht gut, wenn alle Scrum immer auf die gleiche Art erledigen würden und damit ein Standard entstehen würde? Bei meinen ersten Ideen zu Checklisten war genau das die Motivation. Wir wollten erreichen, dass wirklich alle wissen, wie man Scrum erfolgreich einsetzen kann. Im Laufe der Jahre haben sich aber auch immer wieder Kollegen gemeldet, die sagten:

• „Das schränkt meine Freiheit ein!"
• „Da fehlt ein wichtiger Schritt.“
• „Das Team soll doch entscheiden, wie Scrum gelebt wird, nicht eine doofe Checkliste."

Natürlich haben diese Widerstände ihren Sinn und sie weisen darauf hin, dass Checklisten nicht perfekt sind. Doch sie erfüllten ihren Zweck und deshalb gibt es sie heute noch so wie vor ein paar Jahren. Aber was macht man mit den Leuten, die einerseits recht haben, doch andererseits etwas übersehen? Die Welt wird immer komplexer, die Projekte immer größer und die Anforderungen an die ScrumMaster und Teammitglieder immer ausgefeilter. Heute reicht es nicht mehr, ein Scrum-Team zu koordinieren. Heute sollen viele Teams an unterschiedlichen Standorten mit unterschiedlichen Spezialisierungen zusammenarbeiten - und sich standortübergreifend verständigen und verstehen. Könnten dabei nicht vielleicht doch wieder Checklisten helfen? Wer nutzt denn eigentlich Checklisten?

Checkliste checked, Patient lebt

Bei diesem Gedanken bin ich zufällig auf das sehr lesenswerte Buch  "The Checklist Manifesto" von Atul Gawande gestoßen und habe mir anschließend eine Checkliste der WHO angesehen: die „Surgical Safety Checklist“. (Die Ärztekammer Wien hat eine wunderbare Interpretation dieser Checkliste und ihrer Geschichte verfasst, sie hier)Atul Gawande stand im Operationssaal und hatte exakt die gleichen Probleme wie wir bei unseren Scrum-Teams. Die Mitglieder des Operationsteams wechselten von Operation zu Operation und hatten oft noch nie gemeinsam gearbeitet. Jedes Teammitglied war ein absoluter Spezialist, Gawande nennt das Hyperspezialisierung: Ärzte leben eine Kultur, in der jeder Arzt für sich den Meister-Status hat. Er macht keine Fehler und weiß alles. Doch Gawande war aufgefallen, dass in unserem neuen medizinischen Zeitalter die Spezialisierungen und die Anzahl der Operationen mit ihren Millionen von Varianten so umfangreich geworden sind, dass ein Mensch gar nicht mehr alles wissen, geschweige denn alles richtig machen kann. Gawandes einfache Idee war es, mit Hilfe von Checklisten - wie auch Piloten sie verwenden - die Zahl der Todesfälle in Krankenhäusern zu reduzieren. Der Durchbruch gelang ihm viele Jahre später mit der oben genannten Surgical Safety Checklist. "Nach Implementierung der Checkliste fiel die Rate schwerer Komplikationen von 11% auf 7%, die Mortalitätsrate großer Operationen von 1,5% auf 0,8%.“ (Ärztekammer Wien)

Teamspirit durch Abhaken

Das Erstaunlichste jedoch ist, dass diese Checkliste nicht als mechanisches Instrument zu verstehen ist, das nur heruntergelesen wird und alle nicken dazu. In Wahrheit dient sie dazu, im Operationssaal ein Teamgefühl zu etablieren - aus Fremden macht sie in Minuten ein engagiertes Team. In seinem Buch beschreibt Gewande diesen Umstand sehr deutlich: Es gehe nicht um das gedankenlose Ausführen von To Do’s auf der Checkliste. Die eigentliche Stärke der Checkliste liege darin, dass durch das Fragen ein soziales System entsteht, in dem sich jeder einbringen kann und sofort seine Rolle versteht.Laut Gawande haben Checklisten zwei Funktionen:

1. Die Checklisten verhindern, dass wichtige wiederkehrende Dinge vergessen werden.
2. Sie dienen dazu, das Chaos zu reduzieren, indem sie das Team zum Innehalten zwingen, um darüber nachzudenken, ob es Besonderheiten gibt.

Letzteres ist der eigentlich wichtige Fall: Die Routineaufgaben sind den meisten bekannt und hier werden nur Flüchtigkeitsfehler gemacht. Doch was, wenn etwas nicht so ist, wie es sein sollte? Läuft etwas im OP nicht wie geplant, macht die Checkliste darauf aufmerksam, dass man nun in den „Emergency Modus“ gehen und miteinander reden muss. Auf diese Weise entstehen Checklisten 2. Ordnung. Die Checkliste wird zu einem Rahmenwerk und nicht mehr zu einer To-Do-Liste.Legt man diesen Gedanken auf unsere Scrum-Checklisten für die Arbeit mit großen Teams um, bedeutet das für mich: Vielleicht können wir den Scrum-Teams in Zukunft noch besser helfen, wenn die Checklisten als Checklisten 2. Ordnung verstanden werden und wir sie vielleicht sogar mit den Teams erstellen. So können sich Teams noch besser koordinieren und die wichtigsten Probleme schneller erkennen. Gerade in großen Projekten wird das sicher zunehmend wichtiger werden.Vielleicht habt ihr ja eine Idee für eine solche Checkliste und wollt sie mit uns teilen?