8 typische Fehler beim Einstieg in Kanban

Wenn ein Team oder ein Unternehmen mit Kanban beginnt, ist es sehr einfach, sich von einigen Mythen und gefährlichem Halbwissen mitreißen zu lassen – das führt zu Fehlern bei der Umsetzung. Deshalb halte ich es für sehr wichtig, die Erwartungen und Ziele mit dem Team zu klären, bevor es mit Kanban zu arbeiten beginnt.

Damit dieser Start für Sie gut verläuft, möchte ich meine Erfahrungen mit Ihnen teilen und typische Fehler und deren Auswirkungen zeigen, die bei der Implementierung von und Arbeit mit Kanban immer wieder auftreten. Kanban ist ein Weg der schrittweisen, aber kontinuierlichen Veränderung. Durch Praktiken wie die Begrenzung der Menge an Arbeit im System (WIP-Limit) können kürzere Durchlaufzeiten erreicht werden – aber es kommen auch Probleme ans Tageslicht, zum Beispiel Engpässe. Nur wenn ein Team diese Probleme aktiv zu lösen versucht, kann es das große Verbesserungspotenzial wirklich nutzen, das diese Vorgehensweise bietet.

1. Falsches Kanban-Board

Ich beobachte oft, dass am Kanban-Board nicht die realen Schritte des Arbeitsablaufs modelliert werden. „To do – doing – done” ist höchstens ein Personal Kanban-Board und hilft einem Team bei der Verbesserung seines Arbeitsflusses nicht weiter. Damit sind die Vorteile der visuellen Verwaltung des Systems noch lange nicht ausgeschöpft und wie gesagt: Sie wollen ja eine kontinuierliche Veränderung anstoßen. Die Voraussetzung dafür ist, dass der reale Arbeitsfluss abgebildet wird. Das heißt: Die Spalten sollten konkrete Arbeitsschritte widerspiegeln (z. B. „Entwickeln“, „Testen“).    

Wenn Sie das nicht machen, erhalten Sie lediglich eine visuelle Aufgabenliste, also eine To-Do-Liste, die dem Bedürfnis des Managements nach Kontrolle entgegenkommt. Rufen Sie sich stets ins Gedächtnis, dass das Board den wirklichen Arbeitsablauf eines Teams visualisieren soll und dieser der Ausgangspunkt für Verbesserungen ist. Das Board soll Sie dabei unterstützen,

• zu erkennen, wie weit komplexe Arbeiten fortgeschritten sind und was noch aussteht.
• die Probleme zu identifizieren, die zu Verzögerungen oder Qualitätsproblemen bei Lieferungen führen. Machen Sie diese transparent, um sie möglichst schnell zu lösen.
• zu klären, welche Arbeiten höchste Priorität haben und wie Sie diese in der erforderlichen Zeit liefern können.
• die Dauer von Koordinierungssitzungen zu reduzieren.
• die Zusammenarbeit zu verbessern und bessere Entscheidungen als Team zu treffen, indem Sie sich effektiver abstimmen.

Zusammengefasst: Ein gutes Kanban-Board stellt die wichtigsten Zustände der Arbeitsabläufe eines Teams dar, die Grenzen der laufenden Arbeit, die Arten von Anfragen und deren Priorität sowie Blockaden, die den Arbeitsablauf gerade behindern.

2. Alles oder nichts

Aber Obacht! Starten Sie nicht gleich am Anfang von null auf 100. Kanban umfasst viele verschiedene Praktiken. Solche Komplexität verursacht oft Widerstand, also fallen Sie nicht mit der Tür ins Haus. Eine gute Orientierung kann dieses maturity model sein, um zu sehen, wann Sie für welche Praktiken bereit sind. Fangen Sie mit der Grundform an und fügen Sie dann je nach Teamreife und Arbeitsbeschaffenheit weitere Elemente hinzu, wenn es sinnvoll und hilfreich ist.

3. WIP-Limits werden nicht respektiert

Die Begrenzung des Work in Process (WIP) ist eine Kernpraxis in Kanban. Sie hilft dabei, die Durchlaufzeiten zu reduzieren und die Vorhersagbarkeit von Lieferzeiten zu erhöhen. Die Begrenzung des WIP ist aber eine kontra-intuitive Praxis, die manchmal Irritationen auslöst. Es scheint die Freiheit einzuschränken oder gar zu verhindern, dass ein Team neue Arbeiten beginnen darf. Außerdem bricht dieses Vorgehen mit Managementstilen, die den Teams eher mehr Arbeit aufdrücken, anstatt ihnen zu helfen, Arbeiten abzuschließen.

In Wirklichkeit schränkt die Begrenzung des WIP die Flexibilität nicht ein – ganz im Gegenteil. Es sorgt für sehr kurze Durchlaufzeiten. Das wiederum macht das Team flexibler: Es wird schneller mit den Aufgaben fertig und kann neue, dringende Themen aufnehmen, ohne die bestehende Arbeit zu vernachlässigen. WIP-Limits zwingen aber auch dazu, diszipliniert und selektiv Prioritäten zu setzen. Sonst entsteht ein überlastetes und instabiles System, in dem keine Vorhersagen über das Lieferdatum möglich sind und das zu spät und mit schlechter Qualität liefert.

4. Überbetonung nicht wertschöpfender Aufgaben

Welche Aufgaben sollten sich auf dem Kanban-Board wiederfinden? Idealerweise repräsentieren die Aufgaben jene Leistungen, die ein Kunde vom Team haben möchte. Nach deren Fertigstellung ist für den Kunden ein Wert entstanden. Die Art und Weise, wie Aufgaben dargestellt werden, zeigt, ob ein Team den Kunden im Blick hat oder zu sehr mit internen Abläufen beschäftigt ist. Es sieht natürlich toll aus für das Team, wenn es viele Items auf Done setzen kann – das Management soll ja auch sehen, dass das Team fleißig ist. Aber den Kunden kümmert die Menge und Art der Aufgaben nicht, die ein Team zu erledigen hat, um seine Anfrage auszuführen.

Nehmen wir an, ein Team soll ein neues Buchhaltungssystem für eine Gesellschaft im Konzern erstellen. Der Kontenplan ist eine für den Kunden wichtige Lieferung und gehört auf das Board. Ob die Teammitglieder zur Erstellung des Plans mit der Buchhaltung ein Meeting abhalten oder mit dem Steuerberater telefonieren müssen, interessiert den Kunden wiederum nicht und gehört folglich nicht auf das Board. Für den Kunden zählt nur, wann sein Auftrag geliefert wird und dass das Ergebnis den gewünschten Nutzen bringt.

Um einen Auftrag abzuschließen und liefern zu können, können mehrere Tasks nötig sein. Aber eine schnellere Ausführung von Aufgaben führt nicht zwangsläufig zu einer schnelleren Erledigung von Anfragen. Vor allem, wenn sich das Team nicht auf die Erledigung von Tasks einer bestimmten Anfrage konzentrieren kann, sondern zwischen Tasks aus verschiedenen Anfragen hin und her springen muss (Taskswitching). Wenn das Team ständig Aufgaben aus verschiedenen Anfragen übernimmt, werden die Lieferzeiten unerträglich lang. Da helfen auch WIP-Limits nichts mehr: Das Team wird am Ende zwischen verschiedenen Anfragen hin und her springen.

Wenn sich die Darstellung auf Deliverables, Services oder Anforderungen konzentriert, lässt sich die Lieferzeit sehr direkt und einfach messen. Die Darstellung von Aufgaben kann es höllisch kompliziert machen, die Ausführungszeit dieser Elemente zu kennen.

5. Ein Kanban-Board kopieren

Warum sollte man sich Arbeit machen, wenn doch schon ein anderes Team mit ähnlichen Aufgaben ein Board entworfen hat? Das Kopieren von Boards bzw. der Wunsch nach Vorlagen begegnet mir häufig. Es ist nichts falsch daran, nach Inspiration zu suchen – ganz im Gegenteil. Es gibt aber nicht das eine Universal-Kanban-Board! Jedes Team muss sein System seinem individuellen Arbeitsfluss entsprechend modellieren und auf dieser Basis die kontinuierliche Verbesserung anstoßen. Standardlösungen sollten Sie also vermeiden. Das Kopieren eines anderen Boards führt dazu, dass die Besonderheiten eines Teams nicht sichtbar werden, wie die einzigartigen Probleme eines Teams, die Fähigkeiten und der spezifische Arbeitsprozess eines Teams, die Prioritäten in den Dienstleistungen, die ein Team erbringt und die Kriterien, nach denen Anfragen von Kunden angenommen werden.

Es mag dabei manchmal nur subtile Unterschiede geben, aber diese können sehr wichtig für die Art und Weise sein, wie ein wirklich effektives Kanban-Board (und System) gestaltet sein sollte.

6. Kanban ist gut, Kontrolle ist besser

So gut wie alles kann als Kontrollinstrument herhalten – auch ein Kanban-Board.

Das Kanban-Board kann dazu missbraucht werden, um die Arbeitsbelastung der einzelnen Teammitglieder sichtbar zu machen und ihnen entsprechend Arbeit zuzuweisen. Das Board wird also zum Dispositionswerkzeug und zur Drohgebärde, damit Fristen eingehalten werden und der Aufwand in einem bestimmten Rahmen bleibt.

Das hemmt die Zusammenarbeit und erzeugt Widerstände. Die Teammitglieder werden Informationen allmählich zurückhalten, und das kann ein Kanban-System schnell zum Entgleisen bringen. Damit ein Kanban-System erfolgreich sein kann, braucht es die Anerkennung der Besonderheiten komplexer Wissensarbeit sowie Transparenz, Vertrauen und Respekt. Es handelt sich nicht um ein aufgezwungenes System, sondern um ein System, das von den Teilnehmenden angenommen wird, weil es ihnen die Arbeit erleichtert. Es ist kein System, um Menschen dazu zu bringen, härter zu arbeiten, sondern um mehr Wert zu liefern.

7. Das System wird nicht kontinuierlich verbessert

Kanban verfolgt den Ansatz der evolutionären und schrittweisen Veränderung in einer Organisation. Wichtige Elemente sind dabei das Sichtbarmachen von Wissensarbeit, das Identifizieren und Lösen von Blockaden sowie die regelmäßige Reflexion bestehender Prozesse. Kanban ist also ein Weg der Verbesserung und Transformation. Es zu implementieren, aber dann nicht zu nutzen, um das bestehende Arbeitssystem zu verbessern, wird dazu führen, dass die alten Ergebnisse und Probleme reproduziert werden.

Visuelles Management, Fokus auf die Verbesserung von Lieferzeiten und Qualität sind Katalysatoren für die Transformation, die schlussendlich der Zweck von Kanban ist. Nicht immer wird aber die kontinuierliche Verbesserung wirklich verfolgt. Das zeigt sich darin, dass Kanban-Boards zwar einmal entworfen, aber dann nicht mehr weiterentwickelt werden.

Wenn sich das Arbeitssystem verbessern soll, müssen die Art und Weise wie Fortschritte und Probleme visualisiert werden sowie die Regeln, die den Arbeitsprozess bestimmen, ständig verfeinert werden. Darüber hinaus ändert sich der Kontext, was wiederum die Art und Weise, wie ein Team arbeitet, verändern muss. Das heißt, dass sich auch ein Kanban-Board immer wieder verändert.

8. Keine Messung der Durchlaufzeit (oder anderer Größen)

Viele Teams sind begeistert von der Zusammenarbeit und Vereinfachung der Arbeit, die ein Board ermöglicht. Aber einige Teams führen keine Messungen durch, weil es zusätzliche Arbeit bedeutet, wenn kein elektronisches Kanban-Tool zur Verfügung steht. In der Durchlaufzeit (und ihrer Verteilung) manifestiert sich der Agilitätsgrad eines Systems. Wenn ein Team die Durchlaufzeit nicht misst, weiß es nicht, wie gut es arbeitet. Ohne diese Metriken kann ein Team die Verbesserungsmöglichkeiten nicht richtig analysieren oder deren Auswirkungen vorhersehen.

Wenn Sie diesen Punkten besondere Aufmerksamkeit schenken, haben Sie die größten Riffs bereits umschifft. Da das Board Ihre reellen Abläufe darstellt und Sie im Idealfall kontinuierliche Verbesserung verfolgen, wird sich das Board ebenfalls ständig verändern. Daher gelten die genannten Tipps nicht nur für den Start, sondern auch für bestehende Kanban-Boards. Und vergessen Sie niemals den Grund, warum Sie Kanban anwenden: Sie wollen eine ehrliche Darstellung der Realität als Ausgangspunkt für Verbesserungen.

Titelbild: Kaboompics .com, Pexels