Selbstorganisation – Sei dein eigener ScrumMaster

Jeder Einzelne in einem agilen (Liefer-)Team kann zum Erfolg des Teams und damit zum Erfolg der Lieferungen beitragen. Aber oft haben wir tausend Dinge zu tun, den Kalender voller Meetings und wissen gar nicht, wo wir anfangen sollen. Damit nicht der Kalender Macht über uns hat, sondern wir über unsere Kalender, gibt es drei hilfreiche Kompetenzen, die allerdings Disziplin erfordern: Selbstorganisation, Priorisierung und Neinsagen.

Normalerweise kümmert sich der ScrumMaster darum, dass das Team ungestört und fokussiert arbeiten kann. Wer seinen eigenen inneren ScrumMaster weckt, schafft mehr und ist am Ende des Tages zufriedener. Wir geben Ihnen Tipps, die Sie ab morgen direkt in die Tat umsetzen können – unabhängig davon, ob Sie schon agil arbeiten oder nicht.

Selbstorganisation: Den Rahmen für produktives Arbeiten schaffen

Strukturieren Sie Ihren Tag, indem Sie sich ein eigenes Aufgaben-Backlog anlegen. Wenn Sie können, „zerlegen“ Sie die Aufgaben, die anfangs zu groß erscheinen. Zu große Aufgaben bringen oft Unsicherheit mit sich, wenn Sie nicht wissen, wo Sie anfangen sollen und diese Aufgaben verschieben, bis Sie die Deadline einholt. Durch kleine, handhabbare Aufgaben, die Sie nacheinander abarbeiten können, schaffen Sie Sicherheit und schnelle Erfolgserlebnisse.

Erstellen Sie sich feste Timeslots, in denen Sie bspw. E-Mails checken und die Aufgaben ins Task-Backlog aufnehmen. Konzentrieren Sie sich in den Time-Slots immer auf nur eine Aufgabe, die Sie fokussiert, ungestört und effizient bearbeiten. Hier hilft auch die Pomodoro-Technik, bei der man seine Arbeit in 30-Minuten-Abschnitte (inkl. Pausen) aufteilt. Arbeiten Sie nur an einer Aufgabe zur gleichen Zeit. Multitasking ist nicht gleich MultiFOKUS.

Tipp: Beginnen Sie den Tag mit der wichtigsten und unangenehmsten Aufgabe, noch bevor Sie Ihre E-Mails checken.

Priorisierung: Das Wichtigste zuerst erledigen

In agilen Teams ist der ProductOwner verantwortlich für die Priorisierung. Sie wollen das auch können? Probieren Sie es mit dem Eisenhower-Prinzip und priorisieren Sie Ihr Aufgaben-Backlog: Ordnen Sie Ihre Aufgaben in die vier Kategorien ein und arbeiten Sie sie anschließend Stück für Stück ab.

#Neinsagen – und auch danach Handeln

Nein zu sagen, ist nicht einfach und es gibt viele Gründe, es zu unterlassen, die grundsätzlich gut gemeint sind. Sie wollen beispielsweise nett sein und anderen helfen oder Sie nehmen zusätzliche Aufgaben an, bei denen Sie sich beweisen können.

Schauen wir aber mal auf die andere Seite. Was passiert, wenn Sie sich committet haben, aber nicht liefern können? Oft betrifft das Nicht-Ausliefern auch andere, deren Arbeit sich dann verzögert. Oder jemand anderes muss die Aufgabe unter höherem Zeitdruck fertigstellen und so entsteht langsam ein Umfeld, in dem nicht mehr blind auf Zusagen vertraut werden kann und die Arbeit wieder mehr und mehr überprüft werden muss. So kann wichtige Produktivität verloren gehen. Schützen Sie sich selbst und den organisationalen Workflow und sagen Sie nur zu, wenn Sie sich sicher sind, auch liefern zu können.

Stehen Sie zu Ihrem Commitment: Nutzen Sie die Fokuszeiten, die Sie sich in Ihrem Kalender gebucht haben. Wenn Ihre Kolleginnen und Kollegen in Ihrem Kalender geblockte Zeiten sehen und Sie trotzdem kontaktieren oder Ihnen Termine einstellen und Sie antworten darauf, signalisieren Sie durch Ihr Handeln, dass sie Sie in Ihrer Fokuszeit stören dürfen. Also: Stehen Sie zu Ihren Worten bzw. Kalendereinträgen und handeln Sie danach: Nein heißt nein.

Sie sind dran

Probieren Sie unsere Tricks aus, sorgen Sie für einen klaren Fokus und mehr Erfolgserlebnisse. Wir freuen uns, wenn Sie uns wissen lassen, wie es bei Ihnen klappt und welche Tricks Ihr innerer ScrumMaster noch so auf Lager hat! 

Wenn Sie noch tiefer in die Rolle des ScrumMasters einsteigen wollen, empfehle ich Ihnen das Remote ScrumMaster Training. Hier erlernen Sie nicht nur die Rolle des ScrumMasters in der Organisation, sondern auch jede Menge Handwerkszeug, um produktiver zu arbeiten.

Geschrieben gemeinsam mit Nikolas Kruser.

Titelbild: Pexels License, Moose Photos