Vergabe im agilen Bauen: Workshop statt Ausschreibung

Bau-Vergabeworkshops sparen allen – auch den unterlegenen Bietern – eine Menge Zeit. Außerdem sind sie sehr transparent und sorgen für Knowhow-Gewinn bei allen Beteiligten. Dafür brauchen Vergabeworkshops eine solide Zielklärung seitens des Auftraggebers. Sie funktionieren am besten, wenn sie in frühen Planungsphasen stattfinden und sie sollten den gesamten Leistungsumfang der schlüsselfertigen Bauerstellung abdecken. Den vollen Leistungsumfang können Bieterteams aber nur abdecken, indem sie Kooperationen eingehen (siehe „Die neuen Rollen in der partnerschaftlichen Realisierung von Bauprojekten“).

An wen richtet sich ein Vergabeworkshop?

Vergabeworkshops werden vom Auftraggeber (Bauherr oder Entwicklungsteam, siehe „Agiles Bauen: Ein Team für die Immobilienentwicklung“) veranstaltet, und sowohl Generalunternehmer als auch Bietergemeinschaften aus Planungs- und Bauunternehmen unterschiedlicher Gewerke können sich daran beteiligen. Für alle Bieter gilt, dass sie mit einem entscheidungsfähigen crossfunktionalen Team am Vergabeworkshop teilnehmen sollten, um die Gesamtheit der schlüsselfertigen Bauleistung zu erfassen und eine konkurrenzfähige Lieferung innerhalb der Zeit abzuliefern, die während des Vergabeworkshops zur Verfügung steht. Der Begriff crossfunktionales Team bezeichnet in diesem Fall ein Team, das mit allen für die Konzeption und Bewertung der Bauaufgabe erforderlichen Fähigkeiten ausgestattet ist. Es besteht also z. B. aus Geschäftsführerin, Projektleiter, Planerinnen und Fachplanern, Kalkulatorin, Baumanagement-Expertem, Fassaden- und Innenausbauspezialistinnen.

Warum ein Big-Room-Vergabeworkshop?

Zweck eines Vergabeworkshops ist es, viel Zeit zu sparen, indem man die klassische Ausschreibung und Angebotserstellung durch einen Workshop ersetzt. Alle wesentlichen Entscheiderinnen und Knowhow-Träger, insbesondere auch die für die spätere Umsetzung verantwortlichen Personen, sind während des Workshops für zwei bis drei Tage gemeinsam vor Ort. Durch die Zusammenarbeit während des Workshops bekommt der Auftraggeber einen guten Eindruck davon, wie der jeweilige Bieter intern als crossfunktionales Team und mit dem Auftraggeber zusammenarbeitet. Dieser Eindruck fließt in die Bewertung der Bieter ein. So dient der Workshop direkt der Teamfindung für die anschließende Realisierungsphase.

Wie läuft die Vergabe ab?

Alle Bieter sitzen gleichzeitig im selben Raum. Jeder ist mit einem crossfunktional besetzten Team, so wie oben beschrieben, vertreten. Der Auftraggeber ist ebenfalls mit einem crossfunktionalen projektverantwortlichen Team vertreten. Ausgehend von Projektzielen und Anforderungen entwickeln alle Bieter im Verlauf des Workshops Realisierungskonzepte sowie Preis- und Terminschätzungen. Immer wieder werden im Laufe des Workshops die Zwischenergebnisse der Bieter offen vorgestellt, sodass die Teilnehmenden voneinander lernen und der Auftraggeber sowohl Auftreten als auch Konzepte der Bieter schon während der Ausarbeitung bewerten und Feedback dazu geben kann. Nur sensible Informationen werden bilateral zwischen Auftraggeber und einzelnen Bietern in separaten Räumen besprochen.

Je früher im Planungsprozess der Workshop stattfindet, umso größer sind die Vorteile

• Wenn Planung und Ausschreibung einzelner Gewerke bereits erfolgt sind: Ein Vergabeworkshop bringt wenig Vorteile für das Gesamtprojekt, weil im Vergabeprozess mit Anbietern einzelner Gewerke keine übergreifenden Optimierungspotentiale realisiert werden können.
• Wenn Planung und Funktionalausschreibung der schlüsselfertigen Bauleistung (GU-Ausschreibung) erfolgt sind: Ein Vergabeworkshop kann helfen, Zeit im Vergabeprozess zu sparen, indem zeitaufwendige Verhandlungsrunden wegfallen. Außerdem kann die Fähigkeit der Bieter zur Zusammenarbeit mit dem Team des Auftraggebers eingeschätzt werden. Schließlich profitiert der Auftraggeber beim Vergabeworkshop vom Ergebnis des direkten Wettkampfs der Bieter um das konkurrenzfähigste Gesamtpaket.
• Wenn die Nutzerbedarfsplanung erfolgt ist, die Planung jedoch noch nicht begonnen hat: Ein Vergabeworkshop entfaltet das größte Optimierungspotential für die schlüsselfertige Gesamtleistung, wenn er vor dem eigentlichen Planungsbeginn stattfindet. Auf diesem Weg ist es möglich, eine wirklich partnerschaftliche Zusammenarbeit zwischen Auftraggeber und Auftragnehmern zu vereinbaren (siehe „7 Thesen für die integrierte Projektabwicklung“).

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‍Bild: Pexels License, JESHOOTS.com