Verbessern ohne Schuldzuweisungen – Checkliste für erfolgreiche Retrospektiven

Als ScrumMaster haben einige schon mal diese Erfahrung gemacht: Am Ende einer Retrospektive standen keine Ergebnisse, sondern nur Schuldzuweisungen im Raum. Gerade am Anfang, wenn die Scrum-Methodik erst eingeführt wird, kann es zu kritischen Momenten kommen. Einen Moderator und Facilitator kann diese Situation schnell überfordern. Mit ein paar Tipps und Tricks kann eure Retrospektive zu einer Erfolgsgeschichte werden und euch auf den richtigen Weg der kontinuierlichen Verbesserung bringen.

Warum eine Retrospektive?

In der Retrospektive schaut sich ein Scrum-Team die Vergangenheit an, um herauszufinden, was schon wirklich gut läuft und wo es etwas verbessern kann. Nur durch die regelmäßige Betrachtung der Prozesse kann das Team überhaupt sichtbar machen, wo noch etwas fehlt. Das Ziel einer Retrospektive ist es, Maßnahmen zu erarbeiten um die Arbeit des Teams kontinuierlich zu verbessern.

Vorbereitung ist das Wichtigste

Jede Retrospektive sollte gut vorbereitet sein. Der ScrumMaster steckt den Rahmen ab. Das heißt, es gibt eine Agenda, die vorab an die Teilnehmer verschickt wird. Außerdem sollte klar sein, was betrachtet wird: Beispielsweise kann das Team den gesamten Sprint anschauen, oder es kann sich auf Themen fokussieren (auf ein Tool, das Refinement, das Daily, die Rollen etc.), mit denen es sich genauer auseinandersetzen möchte.

Check-in

Der Check-in eröffnet den Raum, damit alle ankommen können und um die Gedanken abzulegen, die einen vielleicht noch vom letzten Meeting verfolgen. Die Teammitglieder fokussieren sich auf die gemeinsame Zeit und wissen, was nun auf sie zukommt.

Prime Directive

Für jede Retrospektive gilt die oberste Regel: Wir gehen davon aus, dass egal was passiert ist, jeder mit dem Wissensstand, Fähigkeiten und Möglichkeiten, die zu diesem Zeitpunkt vorhanden waren, das Beste getan hat. Mit diesem Verständnis wird die Vergangenheit reflektiert und versucht, daraus Maßnahmen für die Zukunft zu erarbeiten.

Vereinbarungen für ein gemeinsames Gelingen

Vor dem Beginn wird festgelegt, wie das Team die Zusammenarbeit in der Retro stärken will. Diese Vereinbarungen sollten für alle sichtbar auf einem Flipchart im Raum positioniert sein. Zu diesen Regeln geben alle ihr klares Commitment ab. Auf diese Grundlage kann man sich während der Retro berufen.Vereinbarungen können so aussehen:

• Las-Vegas-Regel: Alles, was in der Retro besprochen wird, bleibt in der Retro und wird ohne Zustimmung nicht nach außen getragen.
• Zuhören und ausreden lassen
• Mitarbeiten
• Respektvolles Miteinander
• Fokussiertes Arbeiten
• Keine Schuldzuweisungen

Agenda mit Timeboxing vorstellen

Die Agenda umfasst sowohl einen Check-in als auch einen Check-out und sollte komplett mit Zeitangaben versehen sein. Die Agenda wird bereits vor dem Meeting bekanntgegeben und zahlt auf die Bedingung ein, dass Vorbereitung das Wichtigste ist. Timeboxing ist notwendig, um den Fokus zu halten und das Ziel nicht aus den Augen zu verlieren. Nutze hierfür am besten einen Timer, den du für alle sichtbar hinstellst.

Fokus

Es kann sein, dass das Team in den Mecker-Modus rutscht und schnell der Sinn der Retrospektive vergessen wird. Manchmal muss man auch mal seinen Frust oder Unmut rauslassen. Aber als ScrumMaster achte ich darauf, dass wir das Ziel nicht aus den Augen verlieren. Es läuft etwas nicht gut? Okay, was muss getan werden, um etwas daran zu ändern? Was ist eigentlich die Ursache? Wir wollen nicht das Symptom beheben, sondern wir wollen wissen, wo es herkommt. Ein Weg, um die Ursachen zu identifizieren, ist die 5-Warum-Fragetechnik. Hier wird 5 Mal nach dem Grund eines Problems gefragt, um dadurch zur Ur-Ursache zu gelangen.

Maßnahmen erarbeiten

Die Prozesse, die das Team verbessern möchte, wurden identifiziert. Wie geht man damit weiter um? Zunächst ist es wichtig herauszufinden, was für das Team hohe Priorität hat. Diese Priorisierung lässt sich beispielsweise mit einem Dot Voting vornehmen. Hilfreich ist es, sich auf die drei am höchsten priorisierten Punkte zu konzentrieren, da diese das Team derzeit am stärksten behindern. Wenn ich die Rolle des ScrumMasters habe, frage ich die Teammitglieder, was sie selbst tun können, um diesen Zustand zu ändern. Dann gibt es wiederum Themen, die das Team selbst nicht lösen kann. Hier gilt es herauszufinden, wer bei diesem Impediment helfen kann. Der ScrumMaster als Impedimentlöser und Verbindung zum Management kann sich dieses Problem vornehmen, damit sich das Team auf seine Arbeit konzentrieren kann.Wichtig ist, dass ich identifiziert habe, was innerhalb der Möglichkeiten meines Teams liegt und was es nicht alleine lösen kann. Dieses Ergebnis sollte es am Ende der Retrospektive geben – wir haben Aktionsfelder identifiziert. Nun können wir dafür erste Maßnahmen festlegen und bestimmen, wann welche Maßnahme umgesetzt wird und wer sich um die Umsetzung kümmert. So habe ich am Ende bestimmt, WER WAS bis WANN macht. Diese Aktionsfelder wandern als User Storys in das Backlog hinzu, damit sie im nächsten Sprint Planning berücksichtigt werden können. Manche Action Items können sofort umgesetzt werden, andere können erst im in einem der nächsten Sprints umgesetzt werden. Das Team entscheidet, wie mit den jeweiligen Maßnahmen umgegangen wird.Es ist also nicht schwierig, aus einer Retro eine erfolgreiche Retro zu machen. Legt Wert auf die Vorbereitung, um den Rahmen der Retrospektive abzustecken und haltet während der Retro den Fokus.Foto: pixabay license, Tumisu