Stop starting, Start finishing  - 5 Wege, wie Sie wieder mehr Leichtigkeit in Ihren Alltag bringen

Stopp! Bevor Sie das lesen, überlegen Sie sich bitte kurz, wie es sich anfühlt, wenn Ihnen Dinge spielerisch von der Hand gehen (vielleicht beim Sport?), wenn sich eins zum anderen fügt und Sie mit Leichtigkeit und Gelassenheit alles schaffen, was Sie sich vornehmen. Fertig? Dann atmen Sie jetzt bitte tief ein und versuchen dieses Gefühl so lange wie möglich festzuhalten, denn wir möchten Sie dabei unterstützen genau dieses Gefühl (wieder) jeden Tag in Ihrer Organisation zu spüren. Doch eins nach dem anderen. 

Hören Sie mir eigentlich zu? 

Wenn wir mit Vertreter:innen von Banken sprechen, fällt uns immer wieder auf, dass viele von ihnen irgendwie abwesend wirken. Sie nicken uns zwar freundlich zu und geben uns hier und da auch mal Recht, aber irgendwie wirken sie auf uns doch nicht präsent. Kennen Sie das von Ihren Kolleg:innen auch oder haben Sie dieses Muster vielleicht schon bei sich selbst festgestellt? 

Banken sind völlig überlastet – doch die Leidtragenden sind die Mitarbeiter:innen 

Unsere These ist, dass Banken und damit letztlich deren Mitarbeiter:innen schlichtweg völlig überlastet sind. Ein Blick in die Umwelt von Banken liefert starke Anhaltspunkte für die Korrektheit dieser These. Die Zinswende, geopolitische Verschiebungen, Pandemien, die Klimakrise, sich stark verändernde Anforderungen von (perspektivischen) Mitarbeiter:innen oder die Klassiker digitale Transformation und Regulierung versetzen Banken unter einen enormen Veränderungsdruck. Die Medien und Beratungen erzeugen zudem den Eindruck, dass alles gleichzeitig angegangen werden muss und erhöhen somit zusätzlich den Dampf im Kessel.  

Doch sind es nur die gestiegenen externen Anforderungen an Banken oder liegen die Gründe für die Überforderung auch in den Organisationen selbst? Wir sind der Meinung, dass es ein sowohl-als auch ist, aber sich die Organisationen vor allem selbst im Weg stehen. Die gute Nachricht ist, damit haben es Banken (zum Großteil) selbst in der Hand sich aus der Misere zu befreien.  

Wir haben 5 Handlungsfelder identifiziert, an denen Sie sofort ansetzen können, um wieder mehr Leichtigkeit in Ihre Organisation zu bringen.  

Dies ist der erste von sechs Blogartikeln zum Thema „Getting things done“. Im ersten Teil sprechen wir über die Handlungsfelder und wie sich diese in den Organisationen äußern. In den nachfolgenden fünf Teilen schauen wir uns die Handlungsfelder genauer an und geben Ihnen konkrete Werkzeuge an die Hand, mit denen Sie diese angehen können.

Handlungsfeld 1 – Es fehlt der Fokus und die konsequente Priorisierung 

Kennen Sie die Vision Ihres Instituts und wissen Sie wie Ihre täglichen Aktivitäten darauf einzahlen? Haben Sie sich jemals gefragt, warum Visionen eigentlich so wichtig sind? Der deutsche Altbundeskanzler Helmut Schmidt soll gesagt haben: „Wer Visionen hat, sollte zum Arzt gehen“, doch jede Erfolgsgeschichte startet mit einer motivierenden und attraktiven Vision. Die Vision, der Nordstern, erzeugt Fokus, da allen Beteiligten klar ist, wo die Reise hingehen soll. Dabei sollte die Vision vor allem diejenigen ansprechen, die sie in die Tat umsetzen sollen. Eine Vision für Ihre Aktionäre ist definitiv wichtig, jedoch sollten sie vorwiegend Ihre Mitarbeiter:innen im Fokus haben, denn diese beeinflussen jeden Tag, ob Sie ihrer Vision näher kommen oder nicht. Doch auch die schönste Vision bleibt nur eine Vision, wenn wir sie nur für die Schauseite der Organisation entwickeln. Visionen müssen sich in konkretes Handeln, Initiativen und Projekte übersetzen. Alle Beteiligten sollten sich jeden Tag hinterfragen, ob das was sie gerade tun auf die Vision einzahlt oder nicht. Erst durch die mit der Vision im Einklang stehenden Handlungen aller Beteiligten kann der Nordstern irgendwann erreicht werden. Eine Vision zu haben und diese konsequent zu verfolgen, heißt jedoch auch, dass wir andere Richtungen nicht mehr verfolgen. Es mag verlockend sein, sich zufällig ergebende Gelegenheiten (die nicht unmittelbar auf die Vision einzahlen) beim Schopf zu greifen, um somit noch mehr Geld zu verdienen. Doch sind es in der Summe genau diese kleinen oder großen Abweichungen, welche die Organisation vor die unlösbare Aufgabe stellt, alles gleichzeitig machen zu müssen. Getreu der Binsenweisheit „der sicherste Weg, nichts zu schaffen, ist, alles gleichzeitig machen zu wollen“, heißt das Zauberwort Priorisierung. 

Es geht also darum die richtigen Dinge zu tun und diese konsequent zu priorisieren. Im ersten Blogartikel der Serie werden wir eine Technik kennenlernen, die uns hilft, gute Visionen zu schreiben. Darüber hinaus zeigen wir Ihnen eine einfache Methode, um ganze Projektportfolios schnell und sinnvoll zu priorisieren.  

Handlungsfeld 2 – Es werden nur noch Feuer gelöscht 

Fühlen Sie sich auch manchmal wie ein:e Feuerwehrmann:frau? Sind Sie auch nur noch am Feuerlöschen? Kaum ist der eine Brandherd unter Kontrolle, flammt an einer anderen Stelle ein neues Feuer auf. Wenn wir Banken heute beobachten, kommen wir unweigerlich zum Schluss, dass sie sich ständig im Krisenmodus befinden. Somit wird zwar verhindert, dass die ganze Organisation abbrennt, aber echte Weiterentwicklung findet nicht mehr statt, denn dazu bräuchten die Beteiligten Zeit neue Lösungen zu entwickeln und zu verproben. Langfristig werden die Brandherde jedoch so vielfältig und hartnäckig sein, dass die Organisation tatsächlich in ihrer Existenz bedroht ist. Und selbst wenn sich dann doch mal die Zeit für Neues genommen wird, heißt das nicht immer, dass auch passende Lösungen für die Herausforderungen des Alltags gefunden werden. Tiefsitzende Muster, Einstellungen und Glaubenssätze tragen oftmals dazu bei, dass schlichtweg mehr vom Alten entsteht. Und auch die Werkzeuge, die zum Lösen von Problemen zur Verfügung stehen, passen häufig nicht mehr zu den Herausforderungen, denen Banken heute gegenüberstehen. Getreu dem Mark Twain zugeschriebenen Zitat „Wer als Werkzeug nur einen Hammer hat, sieht in jedem Problem einen Nagel“, werden dann Problemstellungen in ihrer Komplexität einfach simplifiziert und zu, mit den vorhandenen Mitteln lösbaren, Aufgaben transformiert.  

Es geht also einerseits darum eine bewusste Abwägung bei der Lösung von Problemen zu treffen – kurzfristiges Reagieren versus langfristige Prävention – und andererseits neue Herangehensweisen einzusetzen und zuzulassen. Im zweiten Blogartikel der Serie werden wir erkunden, wie wir mit Komplexität umgehen können und wie Slack dazu beiträgt, dass Organisationen innovativer werden. 

Handlungsfeld 3 – Es wird zu viel Zeit in unnötigen Meetings vergeudet 

Wie fühlen Sie sich, wenn Sie einen Blick in Ihren Kalender werfen? Fühlen Sie sich entspannt und zuversichtlich, weil sie genug Freiräume haben und genug Zeit sich auf Besprechungen vorzubereiten oder diese nachzubereiten? Oder fühlen Sie sich eher überwältigt und gestresst, weil sie kaum oder gar keine Zeit für eine Mittagspause geschweige denn Zeit zur Vor- oder Nachbereitung von Besprechungen haben? Wenn Sie sich eher in der zweiten Beschreibung wiederfinden, geht es Ihnen wohl wie den meisten Bankmitarbeiter:innen. Wir haben beobachtet, dass dies vor allem mit zwei Dingen zusammenhängt. Zum einen sind Meetings eine Art Standardeinstellung in vielen Köpfen, wenn es um Zusammenarbeit geht. Andere Formate wie die Eröffnung eines Threads in Kommunikationstools wie Microsoft Teams sind häufig schlichtweg unbekannt oder stellen eine psychische Barriere dar („Das können ja dann alle lesen und ich könnte mich blamieren, weil ich etwas nicht weiß…“). Zum anderen sind viele Meetings, die oftmals sinnvollerweise abgehalten werden, schlichtweg ineffektiv und ineffizient. Hier fehlt es teilweise an so grundlegenden Dingen wie dem Bereitstellen einer Agenda oder einer Zielformulierung in der Einladung. Selbst wenn sie es zeitlich schaffen würden, haben die eingeladenen Personen somit nicht einmal die Chance sich auf die Besprechung vorzubereiten. 

Es geht also darum eine effektive und effiziente Meetingkultur zu schaffen, in der Mitarbeiter:innen das Gefühl haben, dass die Zeit, die sie in Besprechungen verbringen, sinnvoll investiert war. Im dritten Blogartikel der Serie werden wir sehen, wie effektive und effiziente Meetings gestaltet werden können und wie Sie die Meetings in Ihrem Kalender auf Sinnhaftigkeit überprüfen können. 

Handlungsfeld 4 – Es fehlt an echter Kollaboration zwischen Business und IT (und IT und IT) 

Schreiben Sie noch immer Lastenhefte und „werfen diese der IT dann über den Zaun“? Oder sind Sie Entwickler:in, arbeiten vorwiegend in Projekten und hinterlassen ihre mehr oder weniger ausgereifte Schöpfung am Projektende einer heillos überfrachteten IT Operations Abteilung? Mit dem digitalen Euro wird es erstmals echtes digitales Geld geben und die digitale Transformation im Finanzsektor wird das nächste Level erreichen. Mit der fortschreitenden Digitalisierung werden immer mehr Bankprodukte zu digitalen Produkten. Damit verschmelzen auch die Grenzen zwischen Business und IT immer mehr. Zudem wird durch die gestiegenen Kundenanforderungen hinsichtlich Schnelligkeit und Bequemlichkeit eine übergreifende Zusammenarbeit innerhalb der IT ebenfalls wichtiger – um unnötige Übergaben zu vermeiden, sollten diejenigen, die ein Produkt entwickeln, dieses auch betreiben; das Schlagwort hierzu lautet „DevOps“. Eine organisatorische Trennung der involvierten Einheiten wird also immer unpassender. Einige Banken haben diese Trennung (zumindest virtuell) bereits aufgehoben, doch die Kollaboration ist dennoch ausbaufähig. Immer wiederkehrende Hindernisse sind die fehlende gemeinsame Sprache oder ein gemeinsames Ziel. Eine gemeinsame Sprache zu entwickeln ist aufwändig und benötigt viel Verständnis aller Beteiligten. Langfristig betrachtet ist es jedoch ein lohnendes Investment, denn somit werden viele (oftmals teure) Missverständnisse vermieden und die in einem Projekt gefundene, gemeinsame Sprache lässt sich selbstverständlich wiederverwenden. Ein gemeinsames Ziel zu finden, ist unter Umständen noch aufwändiger zu bewerkstelligen, denn dabei geht es oftmals an die formalen Strukturen der Organisation. Es gilt, Silos aufzulösen und die Organisation nach Wertströmen zu schneiden.  

Es geht also darum die beiden Einheiten noch enger zusammenzubringen und eine echte Einheit zu formen, die gemeinsam Mehrwert für die Kund:innen der Bank generieren kann. Im vierten Blogartikel der Serie werden wir Ihnen Beispiele und good practices in der Zusammenarbeit zwischen Business und IT vorstellen und wie Sie die ersten Schritte in diese Richtung gestalten können. 

Handlungsfeld 5 – Es wird viel zu viel diskutiert und zu wenig gehandelt 

Kennen Sie das: Sie diskutieren ein bestimmtes Thema oder Projekt nun schon zum x-ten Mal und wieder gehen alle Beteiligten aus dem Meeting und es wurde keine Entscheidung getroffen. Immer fehlt diese eine Information oder diese eine Zahl – ohne diese können sie auf gar keinen Fall eine Entscheidung treffen. Banken sind es seit jeher gewohnt Risiken einzugehen. Jeder einzelne Kredit, den eine Bank vergibt, stellt ein Risiko dar und Banken sind unheimlich gut darin diese zu managen. Vermutlich ist es genau diese Stärke, die Banken im Weg steht, wenn sie mit Situationen konfrontiert sind, in denen Risiken nicht gemanaged werden können. In unserer VUCA Welt gibt es immer häufiger genau solche Situationen, die wir nicht durch nachdenken und analysieren sondern erst durch ausprobieren und adaptieren beherrschbarer machen können. Regelmäßig beobachten wir aber, dass Banken diese unlösbare Aufgabe dennoch meistern wollen. Da werden dann Business Cases für nichtexistierende Märkte eingefordert oder verlangt, dass alle Kundenbedürfnisse bereits vor dem Projektstart bekannt sein müssen. So werden viele kluge Köpfe lange und intensiv beschäftigt und es entstehen Konzepte, Lastenhefte und Investitionspläne, die für sich genommen wahrlich beeindruckend sind, aber eben keinerlei Mehrwert für den Kunden liefern. Es gilt ins Handeln zu kommen und mithilfe von Experimenten validierbare Ergebnisse zu produzieren, mit deren Hilfe dann die nächsten Schritte gemacht werden können.  

Es geht also darum sich als Bank bewusst zu machen, wann es Sinn ergibt, länger über einen möglichen Kurs nachzudenken und wann es passender ist, einfach loszusegeln und den Kurs laufend anzupassen. Im letzten Artikel der Blogserie geben wir Ihnen einige Denkanstöße und Handlungsempfehlungen, wie Sie Ihre Organisation ins Tun bringen können. 

Was können Sie also tun? 

Wir möchten Ihnen die notwendigen Methoden und Werkzeuge liefern und Sie dabei unterstützen, wieder mehr Leichtigkeit in Ihren Alltag zu bringen. In den nächsten Wochen werden wir jeweils einen Blogartikel veröffentlichen, in denen wir die 5 identifizierten Handlungsfelder weiter vertiefen und Ihnen konkrete Werkzeuge an die Hand geben, mit denen Sie diese angehen können.  

Sie können es gar nicht mehr erwarten? 

Geht es Ihnen ähnlich wie in diesem Blogartikel beschrieben und können Sie es gar nicht mehr erwarten, wie Sie die Handlungsfelder angehen können? Dann schauen Sie doch einfach bei unserem Meetup am 23.02.2023 vorbei, bei dem wir gemeinsam mit Bankenvertreter:innen über diese Themen sprechen werden. Hier können Sie sich anmelden.

Foto von Clever Visuals auf Unsplash