Transformation von Handelsorganisationen auf Basis von Organisationsdimensionen

Die Notwendigkeit des steten Validierens und Anpassens von Organisationsdesigns in Handelsorganisationen habe ich im Beitrag „Plattform- und Handelsbusiness sollten nicht aus einer Organisation heraus exekutiert werden“ ausreichend erörtert. Nur wie lässt sich solch ein Prozess ausreichend ganzheitlich institutionalisieren?

Da wäre zum einen das Thema der Organisationsdimensionen, um einen zusammenhängenden Blick auf Handelsorganisationen zu bekommen. 

Im Rahmen des Designs von Handelsorganisationen fallen oft die Begriffe „Aufbauorganisation“ und „Ablauforganisation“ in der Hoffnung, hat man beide Organisationsdimensionen passfähig designed, man auch ein umfänglich gutes Organisationsdesign vorrätig hat.  

Genügen diese beiden Dimensionen?  

Schauen wir uns dazu mal gerne unseren menschlichen Körper an. Was müssen wir begreifen, um eine Chance zu haben, die Funktionsweise des menschlichen Körpers ganzheitlich zu begreifen?  

Da wäre zum einen die Anatomie. Wir sollten begreifen, aus welchen Organen der menschliche Körper aufgebaut ist und welche Aufgabe und Verantwortung jedes einzelne Organ besitzt. Das könnte man unter Aufbauorganisation im Sinne von Organisationen verstehen, im Rahmen derer man Bereiche, Teams, Rollen, Meetings etc. definiert, die benötigt werden, damit Organisationen lebensfähig sind.  

Da wäre zum anderen die Physiologie. Wir sollten die Prozesse in Organen und zwischen diesen begreifen, wie zum Beispiel den Verdauungsvorgang. Das könnte man unter Ablauforganisation im Sinne von Organisationen verstehen, im Rahmen derer das Zusammenspiel von Teams und Bereichen definiert wird, um Kunden einen Wert über das Liefern von Produkten und Services zu generieren, um Lebensfähigkeit herzustellen.  

Reichen Anatomie und Physiologie, um den Menschen vollständig zu begreifen? Wie steht es beispielsweise um das Planen von bestimmten Ereignissen, wie Urlaub, Hochzeit oder Jobwechsel? Oder um das Agieren im Straßenverkehr? Quasi um das Organisieren, Entscheiden und Kommunizieren mit der Umwelt? Lassen sich diese Phänomene über Anatomie oder Physiologie erklären?  

Nein. Hier zieht man die so genannte 3. Dimension zu Rate, die Neurologie. Und an genau dieser Stelle sind herkömmliche Organisationsmodelle blank. Diese Lücke schließen wir mit dieser Trainingsreihe. Wir nutzen Erkenntnisse des Viable System Models von Stafford Beer, um die 3. Dimension von Organisationen, wo es um die Steuerungs- und Kommunikationsorganisation geht, zu modellieren und damit Organisationen in seinen 3 Dimensionen vollständig zu designen. 

Die untere Tabelle stellt die vorgestellten 3 Dimensionen vor und stellt diese re-kontextualisiert zum menschlichen Körper ins Verhältnis. 

Auf Basis dieser 3 Organisationsdimensionen haben wir bei borisgloger consulting einen Transformationsansatz entwickelt, der aus 3 Phasen besteht. 

• Phase 1: Top-Down Skalierung 
• Phase 2: Bottom-Up Skalierung 
• Phase 3: Pilotieren und Evaluieren 

Ich werde nun ein bisschen näher auf die jeweiligen 3 Phasen des Transformationsprozesses eingehen, ohne dabei zu tief ins Detail gehen zu wollen. Das werde ich in nachfolgenden Blogbeiträgen nachholen. 

Frameworks, als ein Bestandteil von Transformationen, die Zusammenarbeit innerhalb Teams und zwischen Teams und Bereichen in Handelsorganisationen neu definieren sollen, zu erstellen und zu operationalisieren, ist wie das Lernen von Fahrradfahren. Das funktioniert nicht durch Diskussionen, Bücher lesen oder das Kopieren von Frameworks anderer Unternehmen. Das geht nur im eigenen Handeln, daraus reflektieren und lernen. Ein Framework sollte zu einem Teil vorgedacht, dann aber relativ schnell, iterativ und inkrementell im Handeln verprobt und stetig optimiert werden. Das eigentliche Framework ist dann eigentlich ein „Abfallprodukt“. Viel wichtiger für eine Handelsorganisation ist es, die Kompetenz aufzubauen, stetig Organisationsdesign zu hinterfragen, den richtigen Moment dafür abzupassen und dann in eine passige Richtung zu verändern. 

Der oben skizzierte Transformationsprozess in den 3 Phasen soll genau dabei helfen. 

In der ersten Phase, der Top-Down-Skalierung, wird eine Handelsorganisation Top-Down beginnend beim Vorstand oder der Geschäftsführung über mehrere Skalierungsebenen bis zu den Microenterprises herunter skaliert. Dabei werden je Skalierungsebene genau 6 Schritte durchlaufen und über Designprinzipien die 3. Organisationsdimension, Steuerung und Kommunikation, designed. Im kommenden Blogbeitrag werde ich auf diese erste Phase detailliert eingehen und dabei auch erklären, warum diese Phase so wichtig ist. 

In der zweiten Phase, der Bottom-Up-Skalierung, wird die im Schritt 1 skizzierte Steuerungs- und Kommunikationsorganisation mit den beiden Organisationsdimensionen in der Reihenfolge Ablauf und Aufbau erweitert, sowie dabei die Steuerungs- und Kommunikationsorganisation aktualisiert und angereichert. Dabei sollte darauf geachtet werden, keine „Doktorarbeit mit x-hundert Seiten“ erstellen zu wollen und die Menschen dabei einzubinden, die später in genau diesem Framework denken und handeln sollen. Im „Elfenbeinturm“ sollte diese zweite Phase nicht durchgeführt werden. Des Weiteren ist die Haltung in dieser Phase ganz entscheidend: Bezüglich des Frameworks werden erste Ideen generiert, stets auf Basis von Designprinzipien, die dann in der dritten Phase validiert und ggf. angepasst werden. 

In der dritten Phase, Pilotieren und Evaluieren, werden die Ideen zum Framework aus den ersten beiden Phasen praktisch verprobt. Je nach Größe der Handelsorganisation kann man anfangs einen Piloten definieren, mit dem gestartet wird, und später dann nachfolgende Bereiche in Wellen nachziehen. Essentiell ist auch die Definition der jeweiligen Bereiche im Piloten und später in den Wellen. Denn hier setzen wir einen entscheidenden Unterschied zu vielen mir bekannten Vorgehensweisen. Ein valider Bereich besteht stets aus allen Skalierungsebenen, die in Phase 1 definiert wurden. Das Top-Management ist also stets Bestandteil des Piloten und der nachfolgenden Wellen, denn auch dort sollte sich in der Zusammenarbeit etwas ändern, wenn Änderungen in den anderen Skalierungsebenen möglich sein sollte. 

In den kommenden Blogbeiträgen werden die jeweiligen 3 Phasen detailliert beschrieben. 

Headerbild von Håkon Grimstad auf Unsplash