Zeit für eine neue Meeting-Kultur

Meetings haben ihren guten Ruf verloren. Vorbei die Zeiten, in denen ein gut gefüllter Terminkalender Indikator für Produktivität war. Heute sind Meetings gleichbedeutend mit langweiligen Diskussionsrunden, in denen alles getroffen wird - außer Entscheidungen. Dabei sind Meetings im Grunde völlig in Ordnung - seit Urzeiten kommen Menschen in Familie, Gesellschaft und Wirtschaft zusammen, wenn es darum geht, die wichtigen Dinge im Leben zu besprechen. Es wird immer irgendeine Form von Meetings geben - die Frage ist nur, wie diese sinnvoll gelebt werden können. Hier ein paar Tipps & Tricks für eine neue Meeting-Kultur.

Alle Hände voll zu tun

Oft sind Meetings wie gute Vorsätze für das neue Jahr: Es ist leicht, sie zu fassen, aber verdammt schwer, sie konsequent umzusetzen. Deshalb ist unbedingt darauf zu achten, dass alle Meetings mit einem klaren Nutzen ausgehen, indem am Ende Maßnahmen, Vereinbarungen, Commitments konkretisiert werden. Mehr noch: Anstatt die Maßnahmen bloß zu benennen, warum diese nicht gleich umsetzen?Tipp: Sobald in einem Meeting klar wird, dass etwas Konkretes zu tun ist - jemand muss hinzugezogen, eine Information eingeholt werden - handeln Sie sofort. Rufen Sie die Person noch während des Meetings an (bitte mit Freisprechfunktion, damit alle teilnehmen können), lassen Sie die Information vor aller Augen recherchieren, legen Sie Prototypen und Wireframes zur sofortigen Begutachtung aus. Wählen Sie einen Raum, der nicht mit Tischen und Stühlen zugestellt ist, so dass die Teilnehmer frei interagieren können. Sie werden sehen, wie das die Teilnehmer vom Raum der Möglichkeiten in den Raum der Handlungen bringt. So wird die Unterscheidung zwischen Meeting und der eigentlichen Arbeit immer irrelevanter.

Unrentable Meetings abschaffen

Wer ein Meeting einberuft, raubt den Teilnehmern Arbeits- und Lebenszeit. Das sollte nie leichtfertig geschehen und in jedem Fall gut begründet sein. Am Ende jedes Meetings ist zu überprüfen, ob die Zeit sinnvoll investiert wurde. Und ein Meeting sollte grundsätzlich nie länger als 90 Minuten dauern - es gibt genügend Studien, die zeigen, dass danach die Aufmerksamkeit der Teilnehmer den Bach hinuntergeht.Tipp: Bitten Sie die Teilnehmer darum, vor Verlassen des Meetings ihren Return on Time Invested zu visualisieren. Zeichnen Sie dafür eine Skala von 0 (= kein Return on Time Invested) bis 5 (= sehr hoher Return on Time Invested) auf einem Flipchart und hängen Sie diese neben den Ausgang. Drücken Sie jedem Teilnehmer ein Post-It oder ein Voting Dot in die Hand, und bitte Sie die Teilnehmer, damit einen Punkt auf der Skala zu markieren. Nutzen Sie das Feedback, um sich beim nächsten Mal zu überlegen, ob das Meeting in dieser Form wirklich nötig ist.

Zeitfetischismus zahlt sich aus

Wenn ich ein Meeting für eine Stunde anberaume, dann prüfe ich nach spätestens 30 Minuten, ob wir es beenden können. Häufig ist das der Fall, denn bei einer klar definierten Agenda und Vorbereitung der Teilnehmer entsteht ein guter Kommunikationsfluss, der sich nur an wenigen, kritischen Stellen aufhält. Verharrt das Meeting hingegen in langwierigen Argumentationsrunden ohne Entscheidungen, dann wird auch die ursprünglich anberaumte Zeit nicht ausreichen - eine Unterbrechung ist dann erst recht sinnvoll, um zu einem späteren Zeitpunkt in anderer Konstellation wieder zusammenzukommen.Tipp: Fragen Sie zur Halbzeit eines Meetings (also nach 30 Minuten bei einem einstündigen Meeting), ob eine Verlängerung erforderlich ist. Wenn ja, verlängern Sie das Meeting um die Hälfte der bereits abgelaufenen Zeit (in diesem Fall um 15 Minuten). Fragen Sie nach Ablauf dieser Zeit erneut, ob eine Verlängerung erforderlich ist. Falls ja, verlängern Sie noch einmal, teilen Sie dabei aber die verlängerte Zeit wiederum um die Hälfte (hier um 7.5 Minuten). Und so weiter. Sie werden sehen, wie die Teilnehmer von Meeting zu Meeting immer zeitbewusster werden und genau abwägen, ob eine Verlängerung erforderlich ist.

Freiwilligkeit - mit allen Konsequenzen

Menschen, die fragen, ob sie an dem Meeting teilnehmen müssen, haben meist Besseres zu tun. Es ist für mich eine Frage des Respekts, andere zu Meetings tatsächlich einzuladen (und nicht mit Pflichtfeldern einzuberufen). In jedem Meeting sollte daher das Gesetz der zwei Füße gelten:"Wenn Sie in einer Gruppe nichts mehr lernen oder beitragen können, dann dürfen Sie gehen. Ehren Sie die Gruppe durch ihre Ehrlichkeit und suchen Sie sich neue Aufgaben, denn Sie bestimmen alleine wo, wie und wie lange Sie sich beteiligen. Lassen Sie sich von Ihren Füßen leiten. Gehen Sie dahin, wo Sie Ihre Energie und Aufmerksamkeit einbringen wollen, nur dort werden Sie produktiv sein. Dies ist ein Gesetz: Es ist mehr als nur erlaubt, es ist vorgeschrieben." (Harrison Owen - User's Guide to Open Space Technology)Tipp: Machen Sie Ihrem Mitarbeitern klar, dass ab sofort kein Meeting mehr verpflichtend besucht werden muss. Denn es ist die Verantwortung jedes einzelnen zu entscheiden, wie die eigene Zeit am produktivsten einzusetzen ist. Machen Sie aber auch klar, dass die Entscheidungen der Anwesenden von den Nichtanwesenden mitzutragen sind.Es ist Zeit, Meetings wieder produktiv und spannend zu machen. Die hier genannten Tipps sind leichter umzusetzen, als Sie vielleicht denken. Allerdings lohnt es sich, dafür eine dedizierte Rolle - die des Moderators - einzusetzen. Dieser sollte durchaus Ahnung von der Materie haben und in der Lage sein, die Diskussion etwa um gute Fragen zu bereichern. Vor allem aber sollte er oder sie in der Lage sein, Meetings so zu führen, dass Entscheidungen getroffen und am besten gleich umgesetzt werden können.