Mein gesamtes Team und ich – also Consultants und unsere unverzichtbaren Stützen aus dem Backbone – haben uns in den letzten Wochen intensiver mit der Theory of Constraints beschäftigt. Die daraus entstandenen Diskussionen darüber, wie wir das auf unsere eigene Arbeit anwenden können, haben mich dazu inspiriert, aus meinem Nähkästchen zu plaudern und mit den anderen einige Techniken zu teilen, die ich für mein Zeitmanagement verwende. Vielleicht ist in den kommenden Folgen auch für Sie etwas dabei, das Sie ausprobieren wollen!

15 Minuten Konzentration, um unliebsame Dinge abzuarbeiten

Wer kennt sie nicht, die ewig lange Aufgabenliste. Meine ist so lang, dass ich oft gar keine Lust mehr habe, sie abzuarbeiten. Die Dinge, auf die ich keine Lust habe, bleiben dann oft auch mal (zu lange) liegen.

Heute mein Tipp, wie ihr mit dieser Aufgabenliste umgehen könntet: Timeboxing.

Schritt1: Jede Aufgabe auf eurer Liste bekommt 15 Minuten eurer Zeit. Ihr stellt euch die Stoppuhr (eine Eieruhr ist genau das Richtige) und dann arbeitet ihr genau 15 Minuten (oder eben so viel Zeit, wie ihr darauf verwenden wollt) an dieser Aufgabe.
Schritt 2: Dann wechselt ihr zum nächsten Task. Wieder 15 Minuten usw., bis jede Aufgabe einmal dran war.
Schritt 3: Daran denken, nach 30 Minuten immer eine Pause von 5 Minuten einzulegen – da schaut man aus dem Fenster oder geht einen Kaffee holen.

Für Fortgeschrittene (Mini-Scrum für mich) 

Wer weiß, dass er jetzt z.B. 2 Stunden am Schreibtisch in Ruhe arbeiten kann:

  1. Handy auf Flugmodus
  2. E-Mail-Programm aus (es sei denn, ihr braucht es zum Arbeiten)
  3. Die Liste der Reihe nach sortieren: Das Schwerste und/oder Ätzendste zuerst (nicht das Wichtigste!).
  4. Dann teilt man die verfügbare Zeit (2 h) durch die Anzahl der in der Liste befindlichen Aufgaben z.B. 10. Also 120 Min. – (4 x 5 Min. Pause) / 10 = 10 Minuten. Jetzt wisst ihr, wie viel Zeit ihr jeder Aufgabe widmen könnt.
  5. Jetzt beginnt ihr, die erste Aufgabe konzentriert für 10 Minuten zu bearbeiten. Wenn sie fertig ist, super, kurz innerlich feiern und zur nächsten Aufgabe übergehen. Wenn man schneller ist: Der entstandene Puffer wird gesammelt. Er wird nicht für eine der nächsten Aufgaben genutzt.
  6. Achtung! Überziehen der Timebox ist bis maximal 10% gestattet. Und es geht sofort mit der nächsten Task weiter (wieder maximal 10 Min.).
  7. Wenn ihr die 10 Aufgaben abgeschlossen habt und noch Zeit übrig bleibt (was euch passieren wird), dann wird gefeiert = nicht noch eine weitere Aufgabe hinzugetan, sondern man geht spazieren oder hört ein wenig Musik. (Grund: sich belohnen und nicht für mehr Leistung auch noch mit mehr Arbeit bestrafen).
  8. Erst nach der Gesamtzeit – also nach den 2 Stunden – den Flugmodus wieder deaktivieren.

Viel Spaß mit diesem Tipp. Mir hilft er immer dann sehr, wenn ich wirklich im Stress bin.

Pixabay CC0 Public Domain

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„Mut“ ist jener Wert von Scrum, mit dem sich Boris Gloger am stärksten identifiziert. Er hat in seinem eigenen Leben keine Angst vor radikalen Entscheidungen und vor dem Glauben an eine Idee. Für kein Geld der Welt würde er sich Regeln unterwerfen, die keinen Sinn machen. Er glaubt an Scrum, weil es nicht nur bessere Produkte, sondern auch eine bessere und menschlichere Arbeitswelt schaffen kann.