Dachtet ihr bisher auch: Scrum ist doch nur was für Software-Entwickler und andere IT-ler? Warum? Weil es seinen Ursprung in der IT hat. Ja, deshalb wahrscheinlich. Aber was können wir mit Scrum erreichen? Was ist der Nutzen von Scrum? Warum scrummen wir eigentlich? Wir möchten unter anderem die Qualität unserer Produkte und unserer Zusammenarbeit steigern. Und wir regen die Verantwortlichen in Unternehmen z.B. dazu an, crossfunktionale Teams zusammenzustellen. Weil wir die Abstimmung zwischen verschiedenen Wissensbereichen verbessern wollen, zum Wohle des Produkts. Damit Abstimmungen schneller ablaufen – oder damit sie überhaupt ablaufen. Schnelle Feedbackschleifen und kontinuierliche Verbesserung sollen die Prozesse verbessern und allen Beteiligten ein Stück Verantwortung übertragen.

Gemeinsam lässt sich alles umsetzen

Genau dasselbe macht Geschäftsprozessmanagement (GPM) auch in kaufmännischen Abteilungen. Alle Beteiligten sollen zum Wohle des Produkts und der Kundenanforderung an einem Strang ziehen und ihr Wissen in den Prozess einbringen. In Kontinuierlichen Verbesserungsprozessen (KVP) wird gemeinsames Feedback verarbeitet und  in die künftigen Prozesse aufgenommen. Daher ist es ratsam, Abteilungen nicht mehr nach ihren Fachgebieten aufzuteilen, sondern nach dem Prozess, in dem die Beteiligten arbeiten, also interdisziplinär. Es wird angestrebt, beispielsweise Teams für Mitarbeitereinstellungs-Prozesse zusammenzustellen. Dazu gehören Führungskräfte, Personalreferenten, Administratoren, der Einkauf und sicherlich noch weitere Beteiligte im Unternehmen. Erst, wenn alle, die in einem Boot sitzen auch in einem Team sitzen und sich ihrer Verantwortung bewusst sind, kann der Prozess verbessert werden. Nur zu oft habe ich in der Vergangenheit erlebt, dass die Abteilungsgrenzen einfach zu undurchdringbar sind, um gemeinschaftlich an einem Projekt zu arbeiten. Das muss und kann sich ändern mit Scrum als Prozessmanagement-Methode in crossfunktionalen Teams.

 

Warum sollten wir nicht zum Beispiel den neuen Unternehmensauftritt in einem gemischten Team planen? Viele Bereiche sind davon betroffen und können ihren Beitrag dazu leisten. Zum Beispiel muss die IT die neue Website aufsetzen, die Grafiker neue Vorlagen erstellen, die Personalabteilung ihre Stellenanzeigen anpassen, und und und. In kurzen Abschnitten wird  das Zwischenprodukt, beispielsweise ein erster Logo-Entwurf, vorgestellt und weiterentwickelt. Ein neues Employer Branding kann zusätzlich mit Kollegen aus dem Marketing, Führungskräften und den Ausbildern eines Unternehmens erstellt werden. Warum nicht? Was mit dem Deming-Cycle schon seit Jahren von Prozessabteilungen gepredigt wird (Plan – Do – Check – Act), findet nun in einer anwendbaren Methode, Scrum, seine Umsetzung: Gemeinsame Planung, abteilungsübergreifende Umsetzung, häufige Feedbackschleifen und anschließende Verbesserung des Prozesses.

 

Natürlich haben wir andere Herausforderungen als bei einer Entwicklungsmannschaft. Oft werden Mitarbeiter für diese Projekte nur teilweise freigestellt oder arbeiten teilzeit. Aber auch diese Hindernisse sind überwindbar. Die Meetings müssen vom Team entsprechend so gelegt werden, dass alle Beteiligten teilnehmen können, vielleicht auch über Videokonferenzen, sofern eine Präsenz nicht möglich ist. Vielleicht kann es das Management auch möglich machen, dass sich zum Sprintwechsel alle Teilnehmer an einem Ort treffen können. Verteile Teams erfordern ein Umdenken in der Zusammenarbeit und neue Prozesse – darauf müssen wir uns einlassen. Tun wir es!

In ihrer Arbeit sieht Deborah Weber sehr deutlich, wo die Vorteile agiler Ansätze in wirtschaftlicher und menschlicher Sicht liegen: Die Wertschöpfung in den Arbeitsprozessen steigt. Jeder Mitarbeiter weiß, wofür er oder sie arbeitet und identifiziert sich mit den Produkten. Dass jeder Mitarbeiter seinen Stärken gemäß eingesetzt wird, wirkt motivierend und hebt die Produktqualität. Um an diesen Punkt zu gelangen, schafft sie den Überblick über den gesamten Prozess und arbeitet mit vollem Einsatz und mit allen Betroffenen am Gelingen der Veränderung.